Что такое Автотекст в Word и как с ним работать. Как настроить функцию автозавершения слов в Microsoft Word Как добавить в коллекцию автотекста
Старайтесь не перебирать часто используемые текст в документах автотекстом и автозаменой.
Автотекст обрабатывает большие фрагменты текста и сохраняется вместе с шаблоном Word.
Функция автозамены может заменять несколько символов до 255 символов в полном тексте, а также будет доступно во всех приложениях Office.
Создание и использование элемента автотекста
Выделите в документе текст, который вы хотите преобразовать в повторно используемый фрагмент.
Нажмите клавиши ALT + F3.
Введите необходимые данные в диалоговом окне Создание нового стандартного блока . Большая часть значений по умолчанию подходит, но в том числе уникальное имя и описание позволяют легко находить и использовать Автотекст.
Использование автотекста
Чтобы использовать текст, перейдите на вкладку вставка > Экспресс-блоки , > Автотекст и выберите нужный элемент.
Настройка и использование элемента автозамены
В документе выберите до 255 знаков, которые нужно преобразовать в повторно используемый фрагмент.
Перейдите в раздел > Параметры > Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены .
На вкладке Автозамена установите флажок Заменять при вводе , если он еще не установлен.
В разделе заменить введите знаки, которые нужно инициировать для автоматического ввода текста. Текст, выделенный в документе, должен появиться в поле на .
Нажмите кнопку Добавить , а затем - кнопку ОК и снова нажмите кнопку ОК .
Чтобы использовать текст, введите символы, введенные в поле заменить . Нажмите клавишу пробел или ввод, чтобы заменить введенные символы на повторно используемый фрагмент.
Автотекст недоступен в веб-приложении, и эта функция автозамены не поддерживает записи для замены текста.
Для этого нажмите кнопку Открыть в Word и измените текст.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).
Автотекст - это готовые поименованные фрагменты документа, которые могут использоваться для их вставки в документ под управлением пользователя.
Когда вы начинаете печатать слово, являющееся элементом Автотекста, рядом с вводимым текстом появляется список вариантов возможного окончания этого слова. Печатаете Сент ., а Автотекст предложит Сентябрь , вместо того, чтобы печатать, нажмите Enter.
Автотекст заканчивает следующую группу слов:
Текущую дату.
Дни недели.
Название месяца.
Элемент Автозамены.
Задание 4
В качестве примера в документе приведите вышеуказанные элементы Автотекста.
Автотекст служит одним из инструментов хранения и быстрой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, и других часто используемых элементов. В программе Word имеется список встроенных элементов Автотекста, классифицированных по различным категориям. При создании письма можно воспользоваться такими элементами списка Автотекста, как Приветствие, Прощание, Подпись.
Вставка элементов Автотекста:
Вывести на экран ПИ Автотекст . Правой кнопкой мыши щелкаете на любой ПИ и выбираете Автотекст, далее раскрыть список Все элементы и щелчок на нужном элементе.
Можно использовать меню Вставка/Автотекст ,выбрать с списке один из разделов и щелчок на нужном элементе.
Ввести команду Вставка/Автотекст и на вкладке Автотекст выбрать в списке элемент автотекста и щелкнуть на кнопке Вставить.
Ввести с клавиатуры имя автотекста и нажать клавишу.
Для создания нового элемента автотекста нужно выделить в документе весь элемент автотекста, а затем использовать один из способов:
Вывести на экран ПИ Автотекст ищелкнуть по кнопке Создать , а затем ввести имя Автотекста.
Ввести команду Вставка /Автотекст/Создать, а затем ввести имя элемента Автотекст.
Задание 5
Для создания элемента Автотекста введите следующий текст:
Московский Государственный Открытый Университет (КИ)
Выделите этот текст и введите команду Вставка/Автотекст/Создать в текстовом поле введите имя МГОУ - имя элемента этого автотекста.
Вставить в документ элемент автотекста можно следующим способом:
Ввести имя автотекста МГОУ и нажать клавишу F 3 ;
Ввести команду Сервис/Параметры автозамены/Автотекст , в диалоговом окне выбрать нужный элемент и нажать кнопку Вставить .
Упражнение 3
Электронные формы(эф)
С помощью ЭФ можно создавать особые документы (договора, анкеты, контракты, бизнес- планы, деловые формы), в которых в конкретные области вводится часть информации, а остальной текст защищен от всех изменений.
Задание 1
Скопировать из папки преподавателя в свою папку бланк договора. В бланке договора есть места, подлежащие заполнению: вставить в подчеркнутые места объекты, называемые полями формы.
Работа с полями формы производится с помощью ПИ ФОРМЫ
Пройти по документу сверху вниз в порядке заполнения договора и вставить соответствующие поля формы.
Первое поле - номер договора. Выделить два символа подчеркивания справа от символа № в первой строке и выполнить следующие действия:
вставить текстовое поле из ПИ формы;
далее на щелкнуть на кнопке Параметры поля формы и в диалоговом окне(ДО), задать ТИП- Число , Формат числа- 0 , Число по умолчанию =1 ;
задать текст справки Строка состояния : Ведите номер договора;
клавиша F1- текст справки: Номер договора – это целое число ОК/ОК.
Следующая часть договора – это дата. Дату вставить как поле даты, которое будет заполняться автоматически. Выполните команду ВСТАВКА/ДАТА И ВРЕМЯ и в ДО у становить флажок - Обновлять автоматически.
Следующее исполняемое поле – фамилии исполнителя, оформить это поле как список:
вставить в это место поле со списком из ПИ и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы;
вДОПараметры поля формы из ПИ, задать элементы списка:
Петров А.
Иванов Г.
Воронков И.
срок сдачи работы – это тоже текстовое поле, вставьте его, и в ДО Параметры поля формы залайте: ТИП – ДАТА и Формат даты : дд.мм.гг(.dd.mm.yy)
далее ввести текстовые поля в месте «Вознаграждение за авторский лист » и «Вознаграждение за иллюстрацию », в этих текстовых полях должны вводится числа, необходимо в ДО Параметры поля формы задать значение по умолчанию и формат значений: Тип – Число , Число по умолчанию := число , Формат числа установить 0,00.
Прочие условия, Фамилия Имя Отчество Исполнителя, Фамилия Инициалы – Паспортные данные – установить простые текстовые поля .
Из простого документа в интерактивную форму документ превращается двумя способами:
Нажать кнопку Защита формы на панели инструментов.
Меню Сервис/ Защитить документ в ДО установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа в раскрывающемся списке выбрать
После чего обычный
текст в документе недоступен для
редактирования, курсор ввода находится
в первом поле формы, при нажатии клавиши
Задание 2
Открыть свой файл шаблона и заполнить все поля формы и сохранить как документ .
Задание 3
Создать электронную анкету студента. Курс, название факультета и семейное положение сделать поле со списком, вставить текущую дату в поле над анкетой. Заполнить анкету.
Защитить анкету паролем.
Элемент автотекста - это текстовый объект, помещенный в словарь и доступный для вставки в различные документы. Каждому элементу автотекста присваивается имя до 31 символа длиной.
Элементы автотекста можно использовать для ввода или замены следующей часто используемой информации:
- названия и адреса компании;
- логотипа компании;
- стандартных абзацев (например, разделов контрактов);
- таблиц.
Доступность элементов зависит от используемого шаблона. Элементы автотекста, созданные в файле с определенным шаблоном, сохраняются в этом шаблоне. Различные шаблоны могут содержать разные элементы автотекста.
Элементы автотекста, созданные в шаблоне "Обычный", доступны -в любом документе.
- Выделите текст или рисунок, который следует сохранить в виде элемента списка автотекста.
- Выберите команду , а затем - команду Создать (Create) (рис. 75).
Рис. 75. Создание элемента автотекста
- Примите имя элемента списка автотекста, предложенное по умолчанию, или в ведите другое имя.
- Нажмите ОК .
Имеются встроенные элементы списка автотекста (обращения, прощания и т. п.), которые можно использовать при написании гшсем (рис. 76).
Рис. 76. Встроенные элементы автотекста
Если меню автотекста содержит дополнительный список элементов (Внимание , Обычный, Приветствие и т. п.), выберите нужный.
При создании элемента списка автотекста может быть установлена связь между ним и стилем абзаца, используемым для оформления текста или рисунка.
Вставка элемента списка автотекста
При вставке элемента автотекста в документ пользователю предлагается выбор из списка элементов, соответствующих используемому шаблону, а также из шаблона Обычный .
- Установите курсор в то место текста, куда следует вставить элемент списка автотекста.
- Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText) . Чтобы увидеть полный список встроенных элементов автотекста, при выборе команды Автотекст удерживайте нажатой клавишу Shift (рис. 77).
- Выберите имя нужного элемента списка автотекста.
- Нажмите кнопку Вставить (Insert) .
Рис. 77. Вставка элемента автотекста
Для вставки элемента из полного списка автотекста можно использовать такую последовательность действий:
- Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText), затем строку -Автотекст из подменю.
- Установите флажок Автозавершение для автотекста и дат.
- Выберите нужный элемент из списка элементов автотекста.
- Нажмите кнопку Вставить, затем ОК .
В дальнейшем при введении в документ нескольких первых символов имени элемента автотекста нажмите клавишу F3 , чтобы принять предложенный элемент списка автотекста. В противном случае продолжите ввод.
Удаление элемента списка автотекста
- Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText), а затем строку Автотекст из подменю.
- В поле Имя элемента выберите имя элемента списка автотекста, который следует удалить.
- Нажмите кнопку Удалить (Delete) .
Отменить удаление элемента списка автотекста нельзя.
Упражнение
Создание и вставка элемента автотекста
- Введите и выделите текст (например, название фирмы на английском языке - Training Center KUDITS), который следует сохранить в виде элемента списка автотекста.
- Выберите команду Автотекст в меню Вставка, а затем команду Создать .
- Введите имя элемента списка автотекста.
- Нажмите ОК .
- Выберите команду Автотекст в меню Вставка, затем строку Автотекст из подменю.
- Установите флажок Автоэавершение для автотекста и дат.
- Установите курсор в место ввода автотекста.
- Введите в документ символы имени цо и нажмите клавишу F3 .
Функция используется для автоматического исправления наиболее часто встречающиеся опечаток, орфографических и грамматических ошибок. Параметры автозамены несложно изменить, имеется возможность дополнения существующего списка автоматических исправлений.
Элементы автозамены можно использовать:
- для исправления наиболее распространенных ошибок;
- замены некоторых необычных символов;
- расшифровки аббревиатур и сокращений.
Добавление элемента в список автозамены
- Выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect) (рис. 78).
- Установите флажок Заменять при вводе (Replace text as you type).
- В поле Заменить (Replace) введите слово или словосочетание, в котором часто встречается опечатка, например введите "дял".
- В поле На (With) введите правильное написание этого слова, например введите "для".
- Нажмите кнопку Добавить (Replace) .
Рис. 78. Автозамена
Автозамена часто используется для расшифровки аббревиатур, например МГУ - Московский государственный университет.
Для настройки параметров автозамены выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect). При работе с текстом все переключатели должны быть включены. Табл. 15 описывает параметры команды Автоэамена.
Таблица 15. Параметры автоэамены
Если в диалоговом окне Автоэамена установлен флажок Заменять при моде (Replace text as you type), то при автозамене будут автоматически исправляться ошибки и вставляться требуемые объекты (текст, графика и символы).
В стандартный список автозамены включено большинство чаще всего используемых символов. Например, введите (с) для автоматической вставки символа ©. Существует возможность дополнить список символов-элементов автозамены. Для этого выберите команду Символ в меню Вставка (Insert, Symbol), выделите нужный символ, нажмите кнопку Автоэамена, а затем сохраните элемент списка автозамены как обычно.
Как правило, замену Microsoft Word ищут, если речь идет только о бесплатном использовании текстового редактора. Но даже будучи платным продуктом, Word все равно остается самой популярной программой для создания документов. Секрет популярности детища софтверного гиганта – в функциональности и удобстве интерфейса. Единственное, пожалуй, чего не хватает популярному текстовому редактору, так это настраиваемой функции автозавершения слов – функции предугадывания вводимых пользователем слов, как в поисковых системах.
Тем не менее, автозавершение не только слов, но даже целых фраз можно настроить и использовать в рамках функции автотекста. Также функцию автозавершения слов, не только предварительно настраиваемую, но и с использованием готовых словарей, в Word можно внедрить с помощью сторонней программы Comfort Typing Pro. Ниже будут рассмотрены оба эти варианта.
Итак, как настроить функцию автозавершения слов в Word?
1. Автотекст внутри Microsoft Word
Автоматическое завершение слов – это весьма удобная вещь при наборе однотипного текста. Добавленные в коллекцию автотекста слова и фразы в документе могут появляться мгновенно. Достаточно напечатать несколько начальных символов и при появлении специального поля нажать Enter для вставки слова или фразы целиком. Для этого, правда, сначала необходимо провести небольшую работу по добавлению часто употребляющихся слов и фраз в коллекцию автотекста.
Доступ к кнопке запуска автотекста в Word’e реализован не совсем удачно для частого использования. Во вкладке «Вставка» необходимо выбрать кнопку «Текст», затем – «Экспресс-блоки», а затем – «Автотекст».
Поскольку базу автозавершения слов прежде нужно еще самостоятельно создать, периодически сохраняя нужные слова и фразы в коллекцию автотекста, кнопка этой функции будет явно не лишней на панели быстрого доступа. Жмем меню «Файл».
Переходим к «Параметрам».
Кликаем вкладку слева «Панель быстрого доступа». В графе «Выбрать команды из:» указываем «Вкладка "Вставка"». В самом верху перечня увидим кнопку «Автотекст». Ее нужно добавить в поле панели быстрого доступа, используя кнопку посередине «Добавить». Для сохранения настроек жмем «Ок» внизу.
Кнопка автотекста появится на панели быстрого доступа. В дальнейшем для добавления слов и фраз в коллекцию автотекста их нужно сначала выделить в документе, затем нажать кнопку автотекста и воспользоваться опцией сохранения.
Форма сохранения в коллекцию автотекста Word позволяет определять слова и фразы в разные категории. В принципе, всю словарную базу можно сохранить в категорию по умолчанию «Общие». Для удобства работы с большими запасами слов лучше определить их в разные тематические категории. В выпадающем списке категории есть пункт «Создать категорию».
При выборе этого пункта откроется поле наименования новой категории. После задания имени категория появится в форме сохранения слов в коллекцию автотекста. Далее выбираем нужную категорию и жмем «Ок» внизу формы.
Слова и фразы, сохраненные в коллекцию автотекста, будут доступны в таблице превью при нажатии кнопки автотекста на панели быстрого доступа. При выборе превью его содержимое – слова или фразы – будут автоматически вставлены в документ.
Но с содержимым коллекции автотекста гораздо удобнее работать по типу автозавершения слов. Как упоминалось, слова и фразы из коллекции будут автоматически дописаны после нажатия клавиши Enter, когда возле вводимых символов появится поле автотекста.
Удалить неиспользуемые слова и фразы из коллекции можно, нажав кнопку автотекста и вызвав на превью контекстное меню. Команда «Упорядочить и удалить» откроет окно упорядочивания коллекции автотекста.
Окно упорядочивания автотекста называется «Организатор стандартных блоков». В нем хранятся блоки с прочими фрагментами-шаблонами Microsoft Word. Сортировка блоков в этом окне по категориям позволяет быстрее отыскивать блоки с нужными словами и фразами коллекции автотекста. Блоки удалятся кнопкой «Удалить» внизу окна.
Бесспорно, с функцией автотекста можно увеличить производительность создания однотипных документов. В то же время автотекст полноценным заменителем функции автозавершения слов не является. Собственного искусственного интеллекта автотекст Word, увы, не имеет. Функция автозавершения слов, отсутствующая в Word’e, но имеющаяся в арсенале другого небезызвестного текстового редактора – LibreOffice Writer – предусматривает автоматическое пополнение словарного запаса в процессе работы с документами. Активировав опцию сбора слов в настройках автозамены, пользователь LibreOffice Writer будет получать предложения для автоввода из самостоятельно формирующейся базы отдельных слов, ранее присутствующих в тексте открытых документов.
Настоящую функцию автозавершения слов в Word, впрочем, как и в любой иной текстовый редактор Windows, можно внедрить с помощью программы Comfort Typing Pro.
2. Автозавершение слов с помощью программы Comfort Typing Pro
Программа Comfort Typing Pro обеспечивает появление в области ввода символов небольшую табличку с вариантами завершения печатаемого слова. Варианты слов мгновенно меняются при вводе следующих символов. У программы имеются свои словари на нескольких языках, включая русский. Эти словари можно пополнять собственными часто используемыми словами.
Comfort Typing Pro – программа платная (630 руб.), но ее совершенно бесплатно можно скачать с официального сайта и также бесплатно тестировать целый месяц после установки.
Функция автозавершения слов в самой программе Comfort Typing Pro называется автоподсказкой слов. Но это не единенный функционал; программа также обеспечивает Windows настраиваемым переключателем языковой раскладки клавиатуры и текстовыми шаблонами.
После установки и запуска программа свернется в системный трей. Вызываем на значке Comfort Typing Pro в системном трее программное меню и первым делом проверяем, чтобы была активна опция «Разрешить автоподсказку слов». Далее открываем «Параметры».
Слева выбираем вкладку «Автоподсказка». Здесь также функцию автозавершения слов можно включать и отключать при ненадобности. Если надобности в изменении настроек функции нет, просто назначаем внизу удобную клавишу вставки слов.
Во вкладке «Словари» необходимо скачать и установить русскоязычные словари. Они почему-то не поставляются вместе с программой.
При необходимости можно установить и словари для прочих поддерживаемых языков.
После скачивания словари будут доступны автоматически. В любой момент можно обратиться к вкладке параметров «Словари», выбрать тот или иной словарь из перечня и, нажав кнопку «Правка», добавить свои слова. Словарь откроется в обычном блокноте. Чтобы функция автозавершения слов автоматически пополняла свой словарный запас в процессе работы с различными документами, во вкладке «Словари» должна быть активной опция «Запоминать пользовательские слова».
После внесения любых изменений жмем внизу «Сохранить».
Можем тестировать функцию: открываем документ Microsoft Word, начинаем вводить текст и при наличии нужных слов в таблице вариантов завершения вставляем их назначенной клавишей.
Перемещение между вариантами слов внутри таблицы осуществляется клавишами навигации – стрелкой вверх и стрелкой вниз.
Отличного Вам дня!
Если вы часто пользуетесь в письмах или в тексте одними и теми же устоявшимися выражениями, например «Добрый день», или другими подобными, можно немного облегчить работу с помощью имеющейся функции
автотекста
или автозамены
. Эти функции обладают
одинаковым свойством
, они добавляют в документ уже подготовленный текст-шаблон
. Различие у них лишь в способе вызова. работает в автоматическом режиме и при вводе сочетания букв при условии, что в списке автозамены имеется готовый элемент – предлагается вариант для вставки.
Автотекст
работает в ручном режиме, и для вставки нужный элемент выбираете вы сами из списка предложенного программой. Для применения
автотекста
в документе перейдите на вкладку "Вставка" на ленте и нажмите пункт "Экспресс-блоки".
Наведите курсор мыши на строчку "Автотекст" и в раскрывшемся списке выберете нужный вариант.
Что бы самостоятельно добавить элемент
в автотекст
напечатайте вариант слова или словосочетания, выделите его и нажмите "Экспресс-блоки" и выберете пункт "Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков".
Откроется окно "Создание нового стандартного блока" где следует выбрать необходимые параметры, то есть выбрать или создать новую категорию, указать в какую коллекцию следует поместить данный фрагмент и т.д., затем нажать ОК.
Если вы часто используете сокращения
, аббревиатуры
, можно так же настроить
ввод определенных сокращений
. Нажмите пункт "Файл" и выберете "Параметры". Перейдите "правописание" и нажмите "Параметры автозамены".
В открывшемся окне на вкладке "Автозамена" введите в поле: слева сокращение, справа полный текст. Нажмите "Добавить" и ОК.
Теперь после ввода в тексте сокращения и нажатия на пробел, сокращения автоматически будут заменены полным текстом.