Как пользоваться универсальным отчетом. Как пользоваться универсальным отчетом По регистру бухгалтерии

Отправить эту статью на мою почту

В типовых конфигурациях 1с для получения таблиц по внесенным в программу данным предназначен Универсальный отчет. Он представляет собой механизм, позволяющий простому пользователю, не обладающими навыками программирования, построить отчет по любым объектам системы.

В этой статье мы разберем основные настройки Универсального отчета 1С и приведем пример его формирования.

Универсальный отчет 1С находится в раздела НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.

Основные настройки отчета базируются на параметре Тип объекта (документ, справочник, регистр накопления, регистр сведений, бизнес-процессы, задачи). Исходя из выбранного Типа объекта, доступен выбор самого Объекта, который в свою очередь определяет перечень предлагаемых данных для выведения в таблицу. Например, Тип объекта Документ, из списка документов выбран План закупок, для выведения в таблицу доступны основные реквизиты Плана закупок.

Для более детальной настройки необходимо открыть окно Настройки и установить Расширенный вид.

На первой закладке представлены Параметры и Отборы. Параметры мы уже рассмотрели, они заданы по умолчанию и удалению не подлежат. Универсальный отчет 1С может включать различные отборы. Добавление новых выполняется по команде Добавить и выбора Поля из предложенного списка. Перечень полей зависит от выбранных значений параметров. Например, если вы выбрали регистр сведений ABC/XYZ классификация клиентов, то и добавить в отбор сможете только реквизиты этого регистра.

Для полей устанавливаются значения. Допустимое количество значений зависит от указанного условия. Колонка со звездочкой определяет вариант размещения поля отбор: его можно вывести в шапку отчета или отображать только в окне настроек.

Для уточнения значения отбора ему можно присвоить понятное обозначение введя его в колонке Заголовок

На закладке Поля и сортировки в левой части отображается перечень доступных колонок отчета, в таблицу выводятся только те, которые отмечены галочками, соответственно, если отображение какой-либо колонки не требуется, строку не обязательно удалять, достаточно снять с нее галочку.

Для настройки последовательности отображения данных по значениям полей требуется установить сортировку, для этого надо выделить в левой части Поле и с помощью стрелочки добавить его в правое окно, а рядом указать правило сортировки По возрастанию или По убыванию.

На следующей закладке настраивается условное оформление: цвет фона, цвет текста, стиль, шрифт и т.д. Т.е. визуальное выделение данных в зависимости от установленных условий, например для красоты шапка отчета должна быть зеленой, строки желтыми, а отрицательные значения выделены жирным шрифтом и подсвечены красным фоном. Для добавления нового условия надо нажать кнопку Добавить. Здесь указываются заголовок, с помощью галочек выбираются нужные параметры оформления, далее прописываются критерии, поля которые подлежат оформлению и где показывать условное оформление.

А теперь для примера настроим Универсальный отчет 1С.

Надо вывести все товары групп Бытовая техника и Кухонные электроприборы из заказов клиентов по которым установлен вариант обеспечения К обеспечению и запланирована отгрузка до конца текущей недели. В таблице отобразить группу, а под ней наименование, цену, количество и сумму. Последовательно должны идти по группе, а затем по дате отгрузки. Название группы визуально выделить фоном и позиции с прошедшей датой отгрузки отображать красным шрифтом.

1. Устанавливаем параметры:

 Тип объекта – документ;

 Объект – заказ клиента;

 Имя таблицы – товары.

2. Добавляем отборы:

 Вариант обеспечения - Равно - К обеспечению;

 Для добавления Группы номенклатуры надо развернуть реквизиты Номенклатуры нажав на + и выбрав поле Группа. Так как товары могут относиться к двум различным группам в колонке Условие надо выбрать вид сравнения В списке и в колонке Значение подобрать нужные группы.

 Дата отгрузки - Меньше или равно – Дата на конец текущей недели. Если настроенный вариант планируется использовать и в последующие периоды, то для удобства данный отбор надо добавить в шапку.

 Для того чтобы в таблицу не попадали товары заказов, помеченных на удаление добавляем отбор по полю Ссылка.Пометка удаления - Равно – Нет.

3. Настраиваем поля

Для ускорения процесса выбора нужных полей рекомендуется сначала снять все флажки с помощью пиктограммы в командной панели, а затем уже проставить нужные. С помощью стрелочек настраивается последовательность их отображения.

Шаг 1. Где находится Универсальный отчет в 1С 8.3

Универсальный отчет в 1С 8.3 вызывается через раздел Отчеты – Универсальный отчет:

Форма Универсального отчета выглядит так:

Шаг 2. Как формировать Универсальный отчет для поиска ошибок в учете

Случаются ситуации, когда оформили хозяйственную операцию при помощи Операции, введенной вручную: сумму по счету 68.02 отразили, а движения по регистру накопления НДС Покупки не сделали. В результате сумма в Книге покупок не сходится с суммой в оборотно-сальдовой ведомости по счету 68.02.

Важно! Чтобы понять по какому регистру формировать Универсальный отчет в 1С 8.3, необходимо пройти по блок-схеме, представленной ниже, и понять в результате проведения какого документа можно найти необходимый регистр:

Достаточно знать, что данные в Книгу покупок собираются по регистру НДС Покупки , чтобы сформировать по нему Универсальный отчет. Так как Универсальный отчет будем сравнивать с карточкой счета 68.02, то отчет необходимо настроить так, чтобы информация и в карточке, и в отчете была представлена в едином ключе.

Шаг 3. Как настроить универсальный отчет в 1С 8.3

Настроим отчет следующим образом, нажав на кнопку Показать настройки:

• На закладке Группировка по кнопке Добавить добавим строчки Организация и Регистратор. При этом добавили группировку по организации, чтобы увидеть итоговую сумму по организации для удобства сравнения с итоговой суммой в карточке:

• На закладке Отбор установим отбор по нужной организации при помощи кнопки Добавить:

В результате отчет будет иметь такой вид:

В таком виде его легко сравнить с карточкой счета 68.02, так как они имеют похожую структуру. Что позволяет понять какой документ не совершил движения по регистру накопления НДС Покупки или по бухгалтерскому регистру:

Приведем примерную таблицу регистров, которые желательно проверить при обнаружении ошибки в том или ином разделе учета:

Внимание! Очень часто мало исправить один регистр: возможно ошибка не уйдет, а станет более скрытой и проблемной. В особо сложных случаях потребуется исправлять набор регистров и в этом случае базу 1С 8.3 для анализа лучше отдать специалисту-программисту 1С.

Шаг 4. Как исправить найденную ошибку

В нашем примере в карточке счета 68.02 оказался «лишним» документ Операция, введенная вручную, который сформировал суммы на счетах бухгалтерского учета, но не сформировал движения по регистру накопления НДС Покупки и не попал в Книгу покупок. То есть в данном случае нужно добавить движение по этому регистру в данном документе. Как это сделать описано подробно в .

В результате получим следующую картину:

Шаг 5. Как пользоваться Универсальным отчетом в 1С 8.3

Универсальный отчет в 1С 8.3 можно построить по справочникам, регистрам сведений, документам и регистрам бухгалтерии.

По регистру бухгалтерии

Например, вместо карточки счета можно сформировать Универсальный отчет по регистрам бухгалтерии со следующими настройками:

Чтобы не загромождать отчет на закладке Показатели снимем флажки у лишних показателей:

При помощи следующих команд управления окнами:

Можно расположить окна с отчетами рядом для удобства сравнения данных:

По регистру сведений

Например, необходимо в 1С 8.3 найти информацию по сотрудникам, у которых уже открыты лицевые счета в банках для перечисления заработной платы.

Сформируем Универсальный отчет по одноименному регистру сведений, сделав следующие настройки:

При наличии в базе 1С 8.3 нескольких организаций можно установить отбор по нужной организации на закладке Отбор. Получим вот такой вариант:

По справочнику

Предположим, из базы 1С 8.3 нужно получить список Покупателей с их адресами и номерами телефонов. Сделаем такие настройки:

Важно! Мы сделали отбор по вхождению контрагента в группу Покупатели справочника Контрагенты, но, если пользователь ошибся и занес контрагента-покупателя в другую группу, то данный контрагент может не попасть в отчет.

На рисунке видно, что наименования показателей находятся в скобках, а рядом указан заголовок колонки, который более понятен и читаем для пользователя, который будет отображаться в отчете. Для изменения заголовка необходимо щелкнуть по строчке с показателем правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Установить заголовок»:

В результате получим отчет такого вида:

Как работает Универсальный отчет в 1С

Рассмотрим еще несколько вопросов, ответы на которые можно получить благодаря использованию Универсального отчета в 1С 8.3.

Вопрос №1

Как в Универсальном отчете сделать выборку только по конкретному покупателю и узнать, сколько конкретной (определенной) номенклатуры товара ему продано?

Ответ: При проведении документа Реализации (акт, накладная) в 1С 8.3 движения формируются в бухгалтерском регистре и НДС Продажи (не берем в случай раздельного учета НДС). В регистре НДС Продажи нет аналитики по товарам, поэтому придется брать данные из бухгалтерского регистра.

Настройка Универсального отчета в данном случае осуществляется следующим образом:

• Период;
• Регистр бухгалтерии;
• Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учет);
• Движения субконто:

1. Далее нажимаем на кнопку Показать настройки, на закладке Отбор добавляются значения:

• Счет Дт – Равно – 62.01;
• Счет Кт – Равно – 90.01.1:

1. На закладке Группировка добавляются значения:

• Субконто 1 Дт;
• Субконто 3 Кт:

1. После данных настроек необходимо нажать кнопку Сформировать и Универсальный отчет в 1С 8.3 будет построен по нужной форме:

Вопрос №2

В расходах не отражается оплата труда, налоги и взносы. В КУДиР этих расходов не видно. УСН к уплате рассчитывается без этих расходов. Как найти ошибку с помощью Универсального отчета?

Ответ: Построим в Универсальном отчете анализ по регистру накопления Расходы при УСН. Настройка Универсального отчета в данном случае осуществляется следующим образом:

1. В шапке отчета для отбора информации указываются следующие значения:

• Период;
• Расходы при УСН;
• Остатки и обороты:

• Вид расхода;
• Элемент расхода:

1. На закладке Показатели значения должны быть установлены как на рисунке:

Из отчета видим, что некоторые расходы по графе Отражение в НУ указаны как Не принимаются . Это означает, что данные расходы не будут автоматически включаться программой в КУДиР и при вводе документов допущена ошибка. Необходимо исправить аналитику в таких документах, то есть статья затрат должна иметь значение Принимаются в НУ как показано на рисунке:

После этого необходимо перепровести документы начисления зарплаты и перезакрыть месяцы.

Вопрос №3

В КУДиР в расходы НУ не попадает стоимость проданного товара. Как найти ошибку с помощью Универсального отчета?

Ответ: В 1С 8.3 расходы принимаются в КУДиР в соответствии в выставленными условиями в учетной политике. При реализации товаров в соответствии с НК РФ такими условиями являются: товар должен быть оприходован, оплата за него произведена поставщику и отражена реализация данного товара. Когда все три условия выполнены, то расходы будут включены в КУДиР.

Построим Универсальный отчет в 1С 8.3 по регистру накопления Расходы при УСН и уточним условия, что не выполняются для принятия в расходы в НУ. Настройка Универсального отчета в данном случае осуществляется следующим образом:

1. В шапке отчета для отбора информации указываются следующие значения:

• Период;
• Регистр накопления бухгалтерии;
• Расходы при УСН;
• Остатки и обороты:

1. Далее нажимаем на кнопку Показать настройки, на закладке Группировка добавляются значения:

• Вид расхода;
• Элемент расхода:

1. На закладке Показатели значения должны быть установлены как на рисунке:

1. После данных настроек необходимо нажать кнопку Сформировать и отчет будет построен по нужной форме:

Как видно из отчета, причина по которой расход по приобретенным товарам не попадает в КУДиР – это отсутствие оплаты поставщику за товар.

Следовательно, либо оплата за товары поставщику не правильно проведена, либо ее действительно просто не было и следовательно расход по приобретенным товарам не должен попасть в КУДиР.

Вопрос №4

Как посмотреть цену прихода товара в 1С Предприятие 8.3 (8.3.8.1964) с помощью Универсального отчета?

Ответ: Специального отчета по отслеживанию цены прихода товара в 1С нет, но можно построить свой отчет с помощью Универсального отчета по документам Поступление (акт, накладная). Настройка Универсального отчета в данном случае осуществляется следующим образом:

1. В шапке отчета для отбора информации указываются следующие значения:

• Период;
• Документ;
• Поступление (акты, накладные);
• Товары:

1. Далее нажимаем на кнопку Показать настройки, на закладке Группировка добавляется значение Номенклатура:

1. На закладке Показатели значения должны быть установлены как на рисунке:

1. После данных настроек необходимо нажать кнопку Сформировать и отчет будет построен по нужной форме:

ВНИМАНИЕ! Обращаем внимание, что не любую задачу можно решить с помощью Универсального отчета. Главное его неудобство, что он работает ТОЛЬКО с одним объектом анализа: справочником, документом, бухгалтерским регистром, регистром сведений или регистром накопления.

Сложные связи между объектами он не отслеживает. Для этого существует специальный инструмент СКД – Система компоновки данных. С его помощью программисты и опытные пользователи могут формировать уже сложные отчеты, отбирать нужную информацию, добавлять свои поля для расчета.

Универсальные отчеты в 1С. Возможности настроек отчетов в 1С. Изменение группировок, показателей, отборов, сортировок. Настройка группировок. Настройка отборов. В конфигурации "Управление торговлей" возможность использования свойств и категорий справочников, документов.

С необходимостью подведения итогов сталкивается любое предприятие. Бухгалтеру приходится подсчитывать прибыль и убытки, складскому работнику и товароведу анализировать наличие товара на складе, продавцу получать товарный отчет за день. Менеджер анализирует продажи, планирует складские запасы. Процесс подведения итогов в программе предельно упрощен и не вызывает трудностей. Итоговая информация собрана в многочисленных отчетах.

1С: Предприятие 8.1 как программа поддержки принятия решений имеет множество разнообразных отчетов. В “Конфигурации Управление торговлей” реализована система универсальных отчетов, представляющих собой средство для анализа практически всех сторон торговой деятельности и товарооборота предприятия.

Существуют следующие отчеты:

Остатки номенклатуры;

Продажи;

Движения номенклатуры;

Текущая ситуация;

История продаж;

Учет номенклатуры;

Стоимость номенклатуры;

Цены номенклатуры;

Все данные по контрагенту (карточка контрагента);

Курсы валют.

Отчеты могут быть сформированы в любой момент и позволяют получить сведения вплоть до одного дня.

Правила формирования отчетов одинаковы. Выберите в раскрывающемся подменю вид отчета, затем в открывшемся окне укажите период формирования и щелкните по кнопке “Сформировать”.

Итак, что такое Универсальный отчет.

Универсальный отчет - объект конфигурации, который можно использовать как самостоятельно, так и в других отчетах. Данный отчет присутствует во многих конфигурациях фирмы 1С: Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, Управление производственным предприятием и пр.

Рассмотрим, например отчёт “Ведомость по партиям товаров на складах (управленческий учёт)”.

В отчете отображается полная информация о распределении товаров по партиям. В отчете можно вывести полную информацию о поставщиках товаров и о том, как распределились товары по партиям. Отчет может быть сгруппирован по статусам партии.В том случае, если ведется партийный учёт по складам, то отчет можно вывести в разрезе складов.

В быстрых настройках отбора отчета можно установить отбор по одному или нескольким документам поставки.

Для того, чтобы в отчете выводилась информация о документах движения, по которым производилось поступление и отгрузка товаров, в настройках отчета на закладке «Поля» в список надо добавить «Документ движения (регистратор)».

Количественные данные в отчетах могут отображаться в базовых единицах измерения, в единицах хранения остатков и в единицах для отчетов. В качестве суммы товаров отображается себестоимость товаров, рассчитанная на момент отгрузки. При этом учитываются также дополнительные расходы, оказывающие влияние на себестоимость товаров.

В отчете можно также установить дополнительную группировку по статусам партий, а также по периодичности: день, неделя, месяц и т.д.

Отчет может быть сформирован по данным управленческого, бухгалтерского, налогового или международного учета.

Откроем форму отчёта:

Для того чтобы сформировать отчет нажимаем кнопку “Сформировать”:

Вот как на данный момент выглядит наш отчет.

При нажатии на кнопку “Настройка” откроется форма настройки отчета:

Для того чтобы установить период или интервал с какого по какое число будут выводиться данные в отчет, необходимо нажать на кнопку:

Период определяет интервал дат, за которые в списке показывается информация.

Диалог имеет две закладки. Установка интервала может проводиться на любой из них.

На закладке "Интервал " - установка производится выбором начала и конца интервала времени.

На закладке "Период " - указывается период, за который будет произведен отбор данных.

Если требуется, чтобы список открывался с выбранным интервалом видимости, установите флажок "Использовать эту настройку периода при открытии ".

Откроется форма ” Настройка периода”:

Выбираем необходимые для нас данные и нажимаем кнопку”OK ”.

“ Параметры”:

• отрицательное красным - все отрицательные значения (числа) будут выделяться красным цветом;
• выводить общие итоги - в конце списка будет выводиться общий итог по всем показателем;

• выводить детальные записи - вывод детальных данных по каждому из товаров;
• использовать свойства и категории

“Показатели”:

Командная панель показатели установить пометки;

Командная панель показатели снять пометки;

Переместить вверх (Ctrl +Shift +Up );

Переместить вниз (Ctrl +Shift + Down );

Упорядочить по возрастанию;

Упорядочить по убыванию.

“Представление”:

Отмечаем галочками те поля, которые мы хотим видеть в сформированном отчете.

“ Группировки строк”:

Добавить;

Удалить текущий;

Переместить вверх(Ctrl +Shift +Up );

Переместить вниз(Ctrl +Shift + Down ).

В разделе «Отчеты» существует множество различных отчетов по каждому виду деятельности. В основном их достаточно для повседневного учета. Но иногда для анализа той или иной проблемы необходимо копать глубже, вплоть до сравнения, например, записей в документе и в регистрах, на которые он влияет. А бывают случаи, когда стандартных отчетов просто-напросто не хватает.

Для такого глубокого анализа данных либо для создания собственного отчета в программе 1С 8.3 существует «Универсальный отчет». Его возможности я и собираюсь рассмотреть в данной статье.

Общее описание универсального отчета в 1С 8.3

Для начала разберемся, где найти универсальный отчет? Если зайти в меню «Отчеты», а потом нажать ссылку «Универсальный отчет», мы увидим вот такое окно:

Вкратце пройдемся по его элементам управления.

С верхней строчкой закончили.

• Ниже самая интересная кнопка – это «Показать настройки». Здесь лучше показать на примере.

Инструкция по настройке универсального отчета 1С 8.3

Так как мы работаем в программе 1С:»Бухгалтерия предприятия 3.0″, то прежде всего нас интересуют бухгалтерские регистры. В конфигурации 3.0 нам доступен только один – «бухгалтерский и налоговый учет». Выбираем его. Посмотрим обороты по 10.01 «Материалы» счету.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Выбираем период. У меня это будет весь 2012 год. Далее нажимаем кнопку «Показать настройки»:

Чтобы получить наименования материалов, выберем группировку по 1-му субконто. Именно в нем хранится наименование, точнее, ссылка на номенклатуру.

Переходим на закладку «Отборы»:

Здесь нам нужно указать, что мы хотим видеть только счет 10.01.

При желании Вы можете указать здесь сколько угодно условий отбора.

Нажмем кнопку сформировать и посмотрим, что у нас получилось:

Видно, что в отчет попадает слишком много ненужных колонок. Таких, как валютный учет, налоговый учет и прочее. У меня эти учеты не ведутся, и я хочу убрать эти колонки из отчета.

Заходим опять в настройки и сразу — на закладку «Показатели»:

Убираем флажки с тех колонок, которые нам выводить не надо.

На закладке «Сформировать» можно указать поле, по которому будет происходить сортировка. Я, например, хочу, чтобы у меня материалы вышли по алфавиту:

Возможности «Универсального отчета» в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.

В программе 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0 в разделе «Отчеты» существует множество различных отчетов по каждому виду деятельности. В основном их достаточно для повседневного учета. Но иногда для анализа той или иной проблемы необходимо копать глубже, вплоть до сравнения, например, записей в документе, и в регистрах, на которые он влияет. А бывают случаи, когда стандартных отчетов просто-напросто не хватает.

Для такого глубокого анализа данных, либо для создания собственного отчета в программе 1С 8.3 существует «Универсальный отчет». Его возможности я и собираюсь рассмотреть в данной статье.

Общее описание универсального отчета в 1С 8.3

Для начала разберемся где найти универсальный отчет? Если зайти в меню «Отчеты», а потом нажать ссылку «Универсальный отчет», мы увидим вот такое окно:

Вкратце пройдемся по его элементам управления.

С верхней строчкой закончили.

• Ниже самая интересная кнопка – это «Показать настройки». Здесь лучше показать на примере

Инструкция по настройке универсального отчета 1С 8.3

Так как мы работаем в программе 1С:«Бухгалтерия предприятия 3.0», то прежде всего нас интересуют бухгалтерские регистры. В конфигурации 3.0 нам доступен только один – «бухгалтерский и налоговый учет». Выбираем его. Посмотрим обороты по 10.01 «Материалы» счету.

Выбираем период. У меня это будет весь 2012 год. Далее нажимаем кнопку «Показать настройки»:

Что бы получить наименования материалов, выберем группировку со 1-му субконто. Именно в нем хранится наименование, точнее ссылка на номенклатуру.

Переходим на закладку «Отборы»:

Здесь нам нужно указать, что мы хотим видеть только счет 10.01.

При желании вы можете указать здесь сколько угодно условий отбора.

Нажмем кнопку сформировать, и посмотрим, что у нас получилось:

Видно, что в отчет попадает слишком много ненужных колонок. Таких, как валютный учет, налоговый учет и прочее. В данном примере эти учеты не ведутся и мы хотим убрать эти колонки из отчета.

Заходим опять в настройки и сразу заходим на закладку «Показатели»:

Убираем флажки с тех колонок, которые нам выводить не надо.

На закладке «Сформировать» можно указать поле, по которому будет происходить сортировка. Например, что бы материалы вышли по алфавиту:

Нажимаем «Сформировать»:

Получаем желаемый результат. Таким образом можно получить огромное количество вариантов отчета.

Теперь отчет можно распечатать, либо отправить по электронной почте.

Если в колонки с числами выделить эти числа, сверху, в поле со значком «Сумма» появится сумма выделенных чисел.

По материалам: programmist1s.ru