Обзор решений для управления печатью. Решения для контроля за расходами и управления офисной печатью Контроль печати документов

Наша система позволяет: Для рядовых пользователей работа системы выглядит следующим образом:

Отправив документы на печать, сотрудник подходит к любому свободному принтеру, прикладывает к стоящему рядом терминалу именную карточку и получает на экране список отправленных документов. Дальше он может решить, что печать сейчас, что отложить на потом, а что уже не нуждается в печати.

Терминалы и ПО для сервера предоставляем мы. Карточки тоже. Если в офисе уже используются какие-то карты или брелки для идентификации – можно использовать их и здесь. Никакого специального ПО устанавливать на компьютеры пользователей не требуется. Для запуска системы нужно только чтобы ваши принтеры имели сетевой интерфейс, а в офисе работал Wi-Fi.

Фактически, во многом "АБИУС Принт" является продвинутым, значительно более дешевым во внедрении и простым в поддержке российским аналогом иностранных Follow Me, MyQ, UNIflow и SafeQ. Если вам интересны подробности работы нашей системы, посмотрите

FollowMe — комплексное решение для обеспечения контроля доступа и управления процессами печати, копирования, сканирования и отправки электронной почты, факсов и централизованного учета, аудита этих процессов.

Решение ориентировано на обеспечение безопасности печати и учёт работ, выполняемых пользователями. В зависимости от конфигурации, система также может отслеживать и управлять количеством напечатанных и скопированных документов. Адресат задания может напечатать его на том принтере (с установленным FollowMe), какой ему удобней в данный момент. Печать будет следовать за ним. Решение построено на базе терминалов доступа, бесконтактных карт и программного обеспечения FollowMe Q-Server на архитектуре клиент-сервер.

MyQ — решение для управления системой печати, которое обеспечивает сокращение затрат на обслуживание инфраструктуры печати, оптимизацию парка печатающего оборудования, даёт подробную отчетность о затратах с автоматической отправкой на e-mail, экономит рабочее время сотрудников, обеспечивает конфиденциальность при печати, предотвращает использования принтеров не по назначению.

Решение MyQ совместимо с любыми инфраструктурами, состоящими из различных устройств печати от разных производителей. Поддерживает множество технологий идентификации пользователя: контактные и бесконтактные карты, карты с чипами и пин-коды, при легкой замене одного стандарта на другой.

KYOCERA Net Manager 5 — решение для обеспечения безопасности и управления печатью, предоставляющее широчайший спектр возможностей для управления и мониторинга печати.

Возможности и особенности программы включают: отправка на печать один раз и печать на любом устройстве сети, реализация безопасной печати, авторизация на устройствах карточкой или по PIN-коду, сбор статистики и генерация отчетов, возможность ограничения цветной печати для определенных групп пользователей, для определённых приложений.

PaperCut — решение для контроля за печатью документов, позволяющее выделять квоты и вести отчётность.

PaperCut известен своей комбинацией мощных возможностей и простотой использования. PaperCut сопровождает процессы печати, обеспечивая настройку квот на печать, анализ стоимости печати и её снижение.

SiteAudit — программное решение, которое определяет, уменьшает и полностью управляет затратами на расходные материалы для принтеров и МФУ на протяжении всего их жизненного цикла.

SiteAudit может обнаружить все принтеры, как непосредственно подсоединённые к компьютерам, так и сетевые, и имеет возможность отслеживать расходы. SiteAudit ведет к снижению затрат принтеров, собирая до 500 различных параметров и анализируя их при помощи мощных статистических алгоритмов. Пользователи полагаются на возможности SiteAudit по сбору и анализу данных, чтобы избежать лишних закупок и снизить затраты на гарантийное и сервисное обслуживание аппаратов и их администрирование.

SafeQ — серверное программное обеспечение, обеспечивающее удобный и безопасный метод идентификации пользователей с помощью магнитных карт и/или ввода PIN на терминале доступа.

SafeQ обеспечивает продвинутые функции защищенной печати (Secure Print), что позволяет пользователю получить отправленную на печать работу на любом офисном МФУ, подключенному к системе SafeQ (функционал Follow-me). Сервер SafeQ контролирует и распределяет печатные работы в корпоративной сети заказчика. Выполненные работы записываются на счет конкретного пользователя, группы, проекта. Мониторинг загруженности аппаратов используется для оптимизации печатной среды. Удобная функция защищенной печати – одно из преимуществ SafeQ. Данное программное обеспечение обеспечивает тотальный контроль за всеми печатными документами в офисе.

HP Access Control — решение по управлению доступом к печати, позволяющее эффективно отслеживать и контролировать затраты на печать и обработку изображений, а также осуществлять сбор данных на уровне отдельных устройств и пользователей.

Внедрение решения позволяет добиться более ответственного поведения сотрудников, снизить затраты и исключить печать ненужных документов. Пользователь может воспользоваться функциями аутентификации (проверки прав доступа), авторизации печати, учёта заданий, отправляемых на печать, ведения контрольных журналов, прописывания политик безопасности.

Xerox PrintSafe — базовое, недорогое решение для безопасной печати, которое может интегрироваться со считывателями карт третьих поставщиков и совместимо с большинством печатающих устройств различных производителей.

Основные функции продукта: безопасная печать по картам и/или PIN-коду, функция «Pull print» («Печатаю, где хочу»). Основная задача PrintSafe – удовлетворение потребностей заказчиков, заинтересованных в безопасной печати, для которых продвинутые возможности по настройке правил и политик печати, учету и отчетности, управлению сканированием и мобильной печатью являются второстепенными.

bEST Guard — приложение, обеспечивающее защиту конфиденциальной информации компании путём сохранения копий документов и журналов операций во внешней базе данных.

Эта программа, позволяющая предотвращать или выявлять утечки информации, - лучшее решение для компаний и их подразделений, в работе которых конфиденциальность данных играет важную роль.

Возможности:

• Запись всех действий, реализуемых на МФУ
• Копии всех страниц любой операции сканирования, печати, копирования или факса отправляются в формате PDF во внешний источник хранения данных, включая дополнительную информацию о пользователе, времени и статусе задания
• Возможность просмотра журнала действий администраторами в любое время
• Простая установка на сервере, работающем под управлением ОС Windows

Преимущества:

• Поддержка отдела ИТ в реализации безопасной корпоративной среды
• Прозрачная система отслеживания обрабатываемых заданий при использовании сетевых МФУ
• Поддержка реализации превентивных мер безопасности
• Соответствие высочайшим стандартам безопасности

Сегодня в различных организациях установлены тысячи печатающих устройств, и зачастую руководители этих организаций не представляют ни точное их количество, ни объемы печати, ни стоимость содержания печатной инфраструктуры.

Отсутствие комплексной системы управления печатью влечет за собой:

• неэффективное использование печатной техники и, как следствие, частые поломки;
• неконтролируемые и непредсказуемые затраты на расходные материалы;
• злоупотребление сотрудников печатью непрофильных документов;
• нарушение политик безопасности при печати конфиденциальной информации.

Для решения задач контроля, управления и обеспечения безопасности офисной печати компания «Ай-Теко» предлагает использование автоматизированной системы управления печатью (АСУП).

Выгоды, получамые заказчиком от внедрения АСУП:

• Снижение расходов на печать и повышение их прозрачности.
  Экономия достигается за счет отказа от перепечатывания документов, снижения количества непрофильной печати, а также применения автоматических корпоративных политик печати. Снижение расходов от внедрения АСУП в среднем составляет 15-30%, но может достигать до 50% от общих затрат на печать.
• Проактивный мониторинг состояния парка печатной техники.
  Мониторинг состояния устройств печати позволит узнать о проблеме с принтером или МФУ еще до того, как с ней столкнулся пользователь. Кроме этого, пользователь может воспользоваться для печати соседним исправным устройством без каких-либо дополнительных манипуляций. Все это позволит сбалансировать нагрузку на службу поддержки и снизить негативный эффект от простоя оборудования.
• Повышается общий уровень безопасности, особенно при печати конфиденциальных документов.
  АСУП обеспечивает безопасность операций печати, копирования и сканирования за счет авторизации пользователей заданным способом на принтерах и МФУ. Возможен контроль содержания печатаемых документов и прав доступа пользователей к конфиденциальной информации с возможностью уведомления служб безопасности.
• Повышается удобство и эффективность работы пользователей с оргтехникой.
  Встроенное в АСУП управление сканированием позволяет пользователю получить результаты сканирования в один клик. За счет роуминга заданий печати, пользователи могут получить отправленные внутри организации на печать задания на любом принтере или МФУ, на котором они авторизовались. Также сотрудникам можно предоставить возможность осуществлять печать со своих смартфонов и других мобильных устройств.

Основной функционал АСУП:

• Сбор статистики и построение подробных отчетов по операциям печати/копирования в разрезе пользователей и устройств печати;
• Централизация управления и оптимизация процессов печати/копирования/ сканирования;
• Повышение доступности сервиса печати;
• Обеспечение безопасности процессов печати/копирования/сканирования;
• Мониторинг устройств печати;
• Формирование архива образов отправленных на печать документов;
• Интеграция с внешними системами для автоматизированной печати (SAP, АБС и т.д.);
• Ведение учета затрат на печать/копирование/сканирование в разрезе проектов и бизнес-подразделений;
• Печать с мобильных устройств;
• Многофакторная аутентификация;
• Отказоустойчивая печать, распределение нагрузки между устройствами печати;
• Оптимизация расхода тонера.

Мы работаем с проверенными решениями ведущих мировых производителей:

• YSoft SafeQ
• Pharos BluePrint
• Cirrato
• Ringdale FollowMe
• HP Access Control

Как правило, очень часто ни руководство организации, ни IT-служба не представляют себе величину затрат на печать, ошибочно полагая, что они не настолько велики, чтобы тратить время и силы на их вычисление и оптимизацию.

В то же время вряд ли кто-то поспорит, что один правильно подобранный производительный принтер обойдется в эксплуатации гораздо дешевле, чем десяток персональных устройств. Содержание парка техники, состоящего из множества принтеров и МФУ с неоправданно высокой стоимостью владения, более затратно и хуже поддается контролю на предмет злоупотреблений (печати лишних копий файлов или документов, без которых можно было бы обойтись, а также использования принтеров сотрудниками в личных целях).

Аудит и оптимизация печати начинаются с мониторинга принтеров и анализа бизнес-процессов, где задействована печать. Необходимо удостовериться в соответствии используемых печатающих устройств реальным нагрузкам (как повседневным, так и пиковым), учесть рациональность их размещения в рабочем пространстве. Затем на основании полученных данных проводится оптимизация, которая может включать в себя:

• отказ от печати бумажных документов там, где можно обойтись электронными
• уменьшение количества копий печатаемых документов
• замену дорогой в обслуживании устаревшей техники
• сокращение количества марок и моделей принтеров
• ограничение использования цвета при печати
• расстановку техники с учётом реальных объёмов печати и удобства пользователей

Предлагаемые нами решения для сбора статистики, аудита и контроля печати позволят устранить в Вашей организации такие проблемы, как "забывчивость" ответственных за заказ расходных материалов, а также злоупотребления в виде распечатывания не относящейся к работе информации или неоправданное использование цветной печати.

Контроль печати, решения по безопасности и авторизации при печати

Вопросам обеспечения информационной безопасности уделяется всё больше внимания. И если контроль таких каналов утечки, как мобильные носители, Интернет, электронная почта и т.д., во многих компаниях обеспечивается на должном уровне, то контроль печати и копирования до сих пор вызывают головную боль, как у администраторов, так и у службы безопасности.

Возникает дилемма: печатать большой объем информации на персональных принтерах дорого, а если не использовать системы и программы для безопасной печати, то неэффективный контроль над сетевыми печатающими устройствами может привести к утечке как по злому умыслу, так и совершенно случайно.

С одной стороны, весьма часто возникает ситуация, когда, отправив документ на сетевой принтер, расположенный в общедоступном месте, через некоторое время вы не можете найти его на выходном лотке устройства. С другой стороны, пользователи иногда просто забывают о своих распечатанных документах. И в конце рабочего дня уборщица собирает скопившиеся документы, которые могут содержать и конфиденциальную информацию. Также без должного внимания остаётся вопрос контроля копирования.

В таких случаях отличным решением является безопасная печать с авторизацией, которая позволяет разграничить доступ сотрудников к устройствам, распечатываемым документам и избежать утечки информации или элементарной путаницы. Системы контроля печати призваны обеспечить безопасность процессов печати и копирования на устройствах, расположенных в общедоступных местах.

Оптимизация печати

Используемая в продуктах компании Preton Ltd. запатентованная технология Pixel Optimizer™ применяет современные математические алгоритмы для выявления и удаления избыточных пикселей во время вывода на печать, при этом экономия тонера и чернил достигает 70% без потери качества печатной копии.
Сокращение затрат на чернила и тонер – до 50%.
В современном мире компании постоянно находятся в поиске путей оптимизации своих расходов, но, как правило, при сокращении расходов компании вынуждены идти на уступки и компромиссы. Продукт PretonSaver Enterprise™ позволит вам сократить затраты на чернила и тонер до 50% без потери качества, благодаря запатентованной технологии Pixel Optimizer™.

Основные функции PretonSaver Enterprise™:

• Сокращение расходов на чернила и тонер – до 50%
• Простота в установке и администрировании
• Создание отчетов об использовании, затратах на печать и т.п.
• Устанавливаемые для принтеров, отдельных пользователей, групп пользователей и приложений
• параметры использования, такие как, квота на количество страниц печати, использование цвета
• приоритеты печати, дуплексный режим, запрет печати изображений и т.д.
• Поддержка струйных и лазерных, цветных и монохромных, локальных и сетевых принтеров

Автоматически отображает все принтеры, пользователей и приложения, использующие печать.