Отличия систем управления нси. Перечень ролей конфигурации

УДК 004.37.01

А.Х. Жиляев,
Институт информатики и
проблем регионального управления
КБНЦ РАН, н.с., г.Нальчик.

Введение

Создание единого информационного пространства – необходимое условие эффективного управления различными объектами, будь то предприятие, ведомство, регион или государство. Формирование единой среды предполагает интеграцию управленческих процессов, сопровождающуюся нормализацией информационных потоков. Часто, перемещение информации на разных уровнях и частях объекта управления поддерживается различными информационными и учетными системами. Соответственно, возникает необходимость интеграции этих систем. Набирающие силу процессы глобализации мировой экономики, есть – по сути – интеграционные процессы. Такие интеграционные задачи особенно актуальны для России в связи с предстоящим вступлением во Всемирную Торговую Организацию (ВТО).

Задача интеграции информационных и учетных систем состоит из двух взаимосвязанных частей: интеграции данных и следующей за ней интеграции приложений. Выполняя интеграцию данных, следует провести унификацию и стандартизацию нормативно-справочной информации (НСИ). .

НСИ - это условно-постоянная часть всей информации в информационной системе (ИС), в отличие от текущей информации, формируемой непосредственно в процессе работы в ИС. В состав НСИ входят: справочники, словари, линейные и иерархические списки, классификаторы, реестры, кодификаторы, данные из которых используются при формировании текущих документов.

Для обозначения подобной справочной информации в англоязычной литературе используется термин Master Data (мастер-данные, основные данные), а задачи управления ею получили название Master Data Management (MDM).. Однако, в русском языке сейчас чаще применяется понятие нормативно-справочная информация (НСИ), которое появилось в дисциплинах, касающихся управления народным хозяйством, еще в докомпьютерные времена. В данном случае определение “нормативная” отражает тот факт, что проблема создания справочников должна решаться с учетом отраслевых, государственных и международных стандартов.

Если сегодня такие термины как, например, АСУ (Автоматизированные Системы Управления) или ИС (Информационные Системы) стали уже привычными, то аббревиатура «СУ НСИ» (Система Управления Нормативно-Справочной Информацией) нередко вызывает недоумение. Даже тот смысл, который лежит за ее расшифровкой, понятен зачастую только специалистам. НСИ – это не просто база данных, а сложно организованная система с множеством перекрестных ссылок между отдельными справочниками и классификаторами. Особенно важен механизм поддержки актуальности справочной информации. Требования к полноте, точности и актуальности информации в системе НСИ гораздо жестче, чем в обычной БД, так как при функционировании любой информационной системы, в том числе АСУ, информационное наполнение прикладных задач зависит от данных НСИ. НСИ является "фундаментом" всей ИС и управление этой системой должно быть централизованным. На рисунке 1. данные НСИ показаны нижним уровнем, "информационным фундаментом" всей структуры ИС.

Рис. 1 Уровни информационной системы

Именно централизованное ведение системы НСИ, подчиненное единому регламенту и обеспеченное единой технологической средой, позволяет поддерживать унификацию данных, полноту, целостность и актуальность всех входящих в ее состав справочников и классификаторов. Следовательно – иметь эффективно работающую ИС, решающую реальные задачи.

Разработка полноценного программного обеспечения для управления НСИ началась всего несколько лет назад. Ведущие производители программного обеспечения в последнее время уделяют все больше внимания средствам управления НСИ (в англоязычном варианте MDM, Master Data Management – управление основными данными).

Решение задач интеграции трудно представить без централизованного управления НСИ. Проблема управления НСИ возникает даже в таких автоматизированных и информационно обеспеченных структурах как банки или страховые компании. Системы управления НСИ позволяют не только аккумулировать данные из нескольких объединенных банковских систем, например, для формирования отчетности по нескольким учетным системам; но и решать задачи оперативного управления НСИ.

В России отсутствует единый центр формирования НСИ, аналогичной ГОСТам. И, хотя, в последнее время вступили в силу новые законы, связанные с разработкой и обращением электронных технических документов, они еще не оказали заметного влияния на ситуацию.

Роль НСИ в информатизации региона

Важная роль в реализации стратегии развития сферы информационных технологий в нашей стране принадлежит региональной информатизации. В последнее время в субъектах Российской Федерации активизировались работы по использованию информационных технологий во всех сферах жизнедеятельности регионов. Этому способствовало проведение федеральными органами государственной власти ряда мероприятий и принятие нормативных документов в сфере использования информационных технологий на федеральном, ведомственном, региональном и муниципальном уровнях. Одним из таких документов, призванным способствовать решению задач по комплексной информатизации региона является постановление Правительства РФ "О порядке формирования и использования базовых классификаторов, справочников и реестров при оказании государственных и муниципальных услуг в электронной форме" от 31.08.2010 г.

Особая роль НСИ отводится также в программах информатизации отраслей и ведомств. Например, в опубликованном 31 марта 2010г. проекте Концепции Информатизации Здравоохранения особо подчеркивается, что информационные системы в здравоохранении должны проектироваться с учетом стандартов и регламентов и базироваться на единой НСИ. (В состав НСИ, применяемой в сфере здравоохранения, социального развития и трудовых отношений Российской Федерации входит всего 163 различных классификаторов и справочников)..

На уровне региона – цель реализации инфраструктуры НСИ в автоматизированных системах управления – создание единой системы справочников и классификаторов, используемых в государственных (муниципальных) информационных системах субъекта РФ, а также формирование базовых учетных реестров, обеспечивающих сбор и хранение предоставляемой информации по основным объектам управления регионом. Система управления НСИ, являясь централизованным хранилищем и единственным поставщиком общей НСИ для всех инфраструктурных и ведомственных информационных систем региона должна обеспечить информационную совместимость локальных информационных систем и приложений «электронного правительства» субъекта.

Очевидно, следующим шагом в развитии сферы информационных технологий в РФ должна стать последующая интеграция ведомственных, региональных и муниципальных ИС на федеральном уровне. Эта задача интеграции государственных ИС настолько сложна, что помимо стандартизации документов (например, на основе XML) и инфраструктуры интеграции в виде программного обеспечения, маршрутизации XML-документов, нужны усилия государства и в области стандартизации описания данных.

Примером инициативы в этой области является стандарт e-GMS (UK GoverNmeNt Metadata StaNdard), принятый в Великобритании. . Многие страны взяли за основу, так называемое «Дублинское ядро», включающее 15 элементов описания информации:

• заголовок;
• автор или создатель;
• тема и ключевые слова;
• описание;
• публикатор;
• другие контрибуторы;
• дата;
• тип ресурса;
• формат;
• идентификатор ресурса;
• источник;
• язык;
• связи;
• область (coverage);
• управление правами.

Помимо самих элементов в «Дублинском ядре» имеются, так называемые, уточнения элементов, например: «Дата создания», «Дата публикации», «Дата окончания действия» и пр. Страны могут не только использовать это ядро, но и добавлять к нему любые дополнительные элементы, которые они считают необходимыми. Кроме того, первым инструментом при поиске информации, как правило, является просмотр категорий. Поэтому в рамках инициатив разработки стандартов на государственные метаданные определяются стандарты на список категорий (инструмент первичного поиска без использования ключевых слов).

Выводы

При знакомстве с законодательством, направленным на регулирование вопросов оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде, и организацию межведомственного информационного взаимодействия на государственном и муниципальном уровнях, видно:

• фактическое отсутствие в нормативных правовых актах обязательных для выполнения требований к стандартизации информационных технологий и программного обеспечения, используемого в государственных информационных системах, необходимых для обеспечения межведомственного обмена информацией;
• отсутствие в нормативных правовых актах единых чётких требований к справочникам, классификаторам и схемам данных информационных систем, используемых в межведомственном информационном обмене;
• отсутствие в нормативных правовых актах единых и обязательных для реализации всеми федеральными, региональными и муниципальными органами власти механизмов предоставления информации и оказания государственных услуг в электронном виде. .

На сегодняшний день, как в РФ, так и за рубежом, основная сложность реализации проектов в области оказания электронных услуг на государственном, региональном и муниципальном уровнях, а также, аналогичных межведомственных проектов, в условиях, когда требуются существенные усилия по интеграции данных и приложений, заключается не в применении тех или иных конкретных технологий, а в организации процесса принятия соответствующих стандартов и согласования архитектур информационных технологий различных организаций и ведомств.

Проекты в области оказания электронных услуг на государственном, региональном, муниципальном и ведомственном уровнях, которые осуществляются правительствами разных стран, предусматривают следующие основные типы стандартов:

• стандарты данных;
• стандарты межведомственного обмена информацией;
• стандарты метаданных (и поиска информации);
• стандарты безопасности.

Нужна единая современная методология ведения НСИ, иначе, по мере увеличения количества данных, система окажется неуправляемой.
Должны быть детально прописаны регламент и методика наполнения справочников и классификаторов, иначе будет чрезвычайно сложно обеспечить качественную и упорядоченную работу экспертов по ведению НСИ. Нужно четкое разграничение сфер компетенции и ответственности пользователей НСИ и экспертов по ее ведению.

Необходима высокоэффективная современная технология и система управления НСИ, решающая задачу многопользовательского доступа к ней с возможностью физического разграничения полномочий, реализующая взаимодействие пользователей с экспертами и обеспечивающая легкое масштабирование системы при наращивании как самой базы НСИ, так и количества обслуживающих экспертов.

Литература:
1. "Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации" (утв. Президентом Российской Федерации 07 февраля 2008 г. № Пр-212);
2. Проект постановления Правительства РФ "О порядке формирования и использования базовых классификаторов, справочников и реестров при оказании государственных и муниципальных услуг в электронной форме" от 31.08.2010 г.
3. "Обзор НСИ", Издание Минэкономразвития, 2010г
4. "Концепция создания информационной системы в здравоохранении на период до 2020 года», 2010г.
5. Полотнюк И. "Метаданные как базис интеграции", PC Week/RE (492), 2005г.
6. Ray Wang, Rob Karel. «Trends 2008: Master Data Management» 2008.

Справочник «Структура предприятия » содержит иерархию функциональных подразделений предприятия всех видов – административных, производственных и т.д.

Справочник может иметь любую глубину иерархии, при этом используется иерархия элементов. Это значит, что учетной единицей и объектом планирования может быть любое подразделение в иерархии.

Приведем пример иерархии подразделений:

Из этого примера видно, что производство может быть структурировано до подразделений (участков, секторов, групп, отделений) с любым уровнем вложенности.

С точки зрения подсистемы управления производством, подразделение трактуется как исполнитель этапов графика производства, соответственно в ресурсных спецификациях для каждого этапа определяется подразделение –исполнитель этапа.

Перечислим реквизиты производственного подразделения,значения которых необходимо определить в подсистеме «Управление производством».

График работы. Выбирается из справочника «Графики работы».

Элемент этого справочника определяет расписание работы – время начала и окончания работы отдельно на каждый день недели и отдельно – на все предпраздничные дни. Для каждого дня недели можно отдельно указать время начала и окончания работы согласно графику, причем временных отрезков работы может быть несколько на день недели, например, с 8.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00. График работы для подразделения необходим для того, чтобы процедура расчета графика производства могла определить количество часов работы, доступных в подразделении, на каждый календарный день.

Склад материалов. Склад, на котором формируется потребность в материалах согласно графику производства для запланированных этапов в подразделении. На этом складе ведется проверка наличия материалов для выполнения этапа. При необходимости, для номенклатуры и характеристики материала можно настроить отдельные склады материалов, на которых будет проводиться проверка их наличия.

Интервал планирования . Определяет, какой интервал будет применяться для подразделения при расчете графика производства по этапам. Варианты: «День», «Неделя», «Месяц».

При необходимости, возможен вариант «Час »,для использования этого интервала необходимо включение соответствующей функциональной опции.

Критерии выбора интервала планирования для подразделения – соответствие длительности типичных этапов, выполняемых в подразделении, и длительности интервала. Например, если большинство этапов в подразделении имеют длительность не более нескольких дней, то разумно использовать интервал «День». Если типичная длительность этапа существенно превышает неделю, то разумно использовать интервал «неделя».

Увеличение длины интервала сверх необходимой приводит к заметному росту длительности производства продукции, т.е. к «растяжению» графика производства во времени.

Чрезмерное уменьшение длины интервала приводит к слишком высокой временной детализации графика производства, что может осложнить работу локального диспетчера.

Способ управления маршрутными листами . Эта настройка используется при управлении Маршрутными листами, выполняемыми в подразделении.

Варианты:

«Методика ББВ/УББВ». Расписание выполнения МЛ формируется для ключевых РЦ, контроль выполнения МЛ производится по прохождению МЛ предварительного и завершающего буфера.

«Пооперационное планирование». Расписание формируется для всех РЦ и операций маршрутного листа. Дополнительно нужноуточнить «Способ планирования» -«Вперед» или «Назад».

Склады (складские территории)

Склад с точки зрения планирования производства, является объектом производственной системы, обеспечивающим потребности производственных подразделений в материалах и полуфабрикатах.

При расчете графика формируется график потребностей на складах в материалах и полуфабрикатах (номенклатура, характеристика, количество, интервал планирования).

Склад, с которого «запитывается» производственное подразделение по умолчанию – определяется реквизитом подразделения.

Но не наоборот: реквизит «Подразделение» в справочнике «Склад» не влияет на планирование (и служит для учетных целей).

Можно задать более детальное определение обеспечивающего склада - для подразделения и номенклатуры, характеристики исходного компонента.

Бригады и состав бригад

Бригада является непосредственным исполнителем работ по этапу (операций) в цехе. Для учета выработки сотрудников по Маршрутному листу локальный диспетчер формирует документ «Бригадный наряд», в котором указывает бригаду, и виды работ которые выполнила бригада согласно Маршрутному листу.

Бригада состоит из сотрудников. Состав бригады устанавливается документом «Формирование состава бригады », и действует с даты, указанной в документе.

Если требуется детализация нарядов до отдельных сотрудников, то в справочнике «Бригады» формируются бригады, состоящие из одного сотрудника.

Виды рабочих центров, рабочие центры

Виды рабочих центров предназначены для описания производственных мощностей подразделения. Виды рабочих центров имеют доступный фонд времени работы в интервалах планирования, который заполняется при назначении этапов производства на интервалы при расчете графика производства.

Вид рабочего центра состоит из конкретных рабочих центров, например, единиц оборудования. Синоним вида рабочих центров – «Группа взаимозаменямых рабочих центров».

Примеры рабочих центров:

- Единица оборудования

- Рабочее место

- Группа рабочих (бригада или объединение по профессиональному признаку)

- Сотрудник

- Единица оснастки

Для расчета выполнимого графика производства, соответствующего максимальной пропускной способности производства, необходимо выделить для этапов ресурсных спецификаций загружаемые виды рабочих центров в каждом подразделении, которые могут ограничивать пропускную способность при выполнении этапа.

Реквизиты вида рабочих центров следующие:

Флаг«Планировать работу». Если флаг включен, этот вид РЦ можно выбрать в этапекак загружаемый вид РЦ. Флаг включается у видов РЦ подразделения, которые могут оказаться «узким местом» подразделения.

Максимальная доступность (час, мин, сек). Определяет максимальную длительность обработки одной партии этапа в интервале подразделения, к которому принадлежит вид РЦ. По одной партии этапа не может быть назначена длительность обработки в интервале большая, чем максимальная доступность.

В текущей версии УП2 настройки видов РЦ, сохранив описанную суть, уже несколько изменились. Теперь флажками можно задать:

- Учитывать ли доступность времени РЦ в составлении графика на верхнем уровне. И если да, то будет ли этот РЦ загружаемым или нет.

- Задействовать ли РЦ в управлении производством по Маршрутным листам на нижнем уровне.

На следующей схеме показана структура и взаимосвязь справочников «Структура предприятия», «Виды рабочих центров», «Рабочие центры».

Ввод доступного времени рабочих центров

Для ввода фонда доступного времени рабочих центров по интервалам используется документ «Доступность рабочих центров». В шапке документа выбирается подразделение, вид рабочего центра, период документа.

Табличная часть документа разворачивается по колонкам - интервалам подразделения (например, дням) в периоде документа.

В строке табличной части нужно выбрать рабочий центр, принадлежащий Виду рабочего центра, и по интервалам-колонкам указать количество часов доступности на каждый интервал.

Ресурсные спецификации

Ресурсная спецификация как сетевой график

Известны различные типы спецификаций, например – конструкторские спецификации, пооперационные технологические карты маршрутов,«расцеховки», как маршруты прохождения детали по подразделениям.

Наиболее общий способ описания процесса изготовления любого изделия – это сетевой график.

Ресурсная спецификация описывает сетевой график изготовления изделия.

Узлами сетевого графика в таком описании являются взаимоувязанные между собой этапы производства, последовательно или параллельно выполняемые подразделениями в процессе изготовления изделия или полуфабриката. В одном подразделении – один или несколько выполняемых этапов.

Дуги – взаимозависимость между этапами, показывают, по завершению каких этапов можно начинать следующие этапы.

Сетевым графиком удобно описывать любой производственный процесс – в дискретном, непрерывном производстве, в строительстве, в проектной деятельности.

В общем случае сетевой график может содержать не только факты передачиизделий между подразделениями, но и факты передачи результатов работ.

Результат работ, передаваемый между цехами, не обязательноимеет материальное выражение. Передача результата из подразделения в другоеподразделение, так чтобы другое подразделение могло выполнить свою часть работы– не обязательно связано с передачей неких изделий. Изделие может, например, находиться в одном подразделении или перемещаться по мере необходимости, при этом работы над изделием могут выполнять другие подразделения.

В этапы производства может входить не только изготовление изделий, но и подготовка производства, настройка оборудования, разработка документации,обучение, монтаж и т.д.

Ресурсная спецификация в предельном случае может включать в себя все этапы изготовления продукта, в соответствии с иерархическим деревом структуры продукта. В простейшем случае ресурсная спецификация состоит из одного этапа производства. Такая ресурсная спецификация называется одноэтапной.

Пример ресурсной спецификации, как сетевого графика с этапами-узлами показан на следующей схеме:

Структура ресурсной спецификации

Структура ресурсной спецификации, как объекта конфигурации, показана на следующей схеме:

Ресурсная спецификация содержит:

Список выходов,

Список материальных входов,

Список трудозатрат (по видам работ),

Список этапов.

По каждому входу, выходу, трудозатрате в многоэтапной ресурсной спецификации нужно указать этап, в котором потребляется вход (трудозатрата) или производится выход.

На входах этапов указываются исходные компоненты (материалы, услуги) поступающие извне в производственный процесс, описываемой спецификацией.

Т.е. это те компоненты, которые для данного этапа не являются выходами других этапов этой же спецификации.

Для материального входа - полуфабриката можно включить флаг «Производится в процессе » и соответственно выбрать Ресурсную спецификацию, по которой необходимо произвести данный полуфабрикат. В результате данная ресурсная спецификация будет«достроена» от данного входа «вниз» другой ресурсной спецификацией. Таким образом, можно из отдельных спецификаций составить полное дерево готовой продукции, в виде каскада спецификаций.

Такой каскад спецификаций используется при формировании спецификации для конкретной строки заказа на производство. В спецификацию строки заказа копируется весь каскад связанных ресурсных спецификаций.

В реквизите «Оптимальное количество передачи между этапами » можно указать количество партии изделия (результата работ), которое целесообразно передавать между этапами. При расчете графика производства количество этапа разбивается на данные партии, и каждая партия планируется отдельно, исходя из времени доступности загружаемых видов РЦ.

Нормативная трудоемкость в ресурсной спецификации, а такжев технологических операциях маршрутных карт, указывается в разрезе «Видов работ ».

Вид работ – аналитика, по которой вводятся расценки труда рабочих, и учитывается выработка рабочих. Наименование вида работ может содержать кроме описания самих работ, еще и требуемый разряд рабочих и их профессию. Для вида работ задается ее единица измерения, например, часы или шт. изделий.

По каждому виду работ в периодическом регистре сведений «Расценки » можно указать действующую расценку на единицу вида работ.

Этапы ресурсной спецификации

Ресурсная спецификация может быть одноэтапной или многоэтапной.

Если спецификация одноэтапная – реквизиты единственного этапа редактируются непосредственно в форме спецификации. Если спецификация многоэтапная – то спецификация содержит список этапов. Для редактирования реквизитов этапа нужно открыть отдельную форму этапа из списка этапов.

Последовательность выполнения этапов определяется реквизитами этапа: «Номер этапа», «Номер следующего этапа». По номеру этапа иномеру следующего этапа выстраиваются связи между этапами в виде сетевого графика этапов.

Реквизиты этапа определяют основные параметры планирования этапа:

Подразделение, в котором выполняется этап. Для этапа определяется только одно подразделение. Если одни и те же этапы могут выполняться в разных подразделениях – то необходимо создавать разные ресурсные спецификации

Одновременно производимое количество. Р азмер партии или объем работ, для которого нормируется время выполнения этапа. Например, если в реквизите указана единица, то время выполнения этапа нормировано на единицу.

Флаг «Планировать работу видов РЦ» . Определяет способ нормирования длительности этапа.

Флаг включен. В этапе необходимо указать, какие виды РЦ будут загружены этапом и длительность обработки одновременно производимого количества на загружаемом виде рабочего центра. Эти виды РЦ могут оказаться «узкими местами» при выполнении графика производства, поэтому рассчитывается их загрузка в графике. Кроме того, необходимо указать предварительное (до обработки на загружаемом виде РЦ) и завершающее буферное время. Буфера в графике производства занимают отдельные интервалы. Напомним, что если время обработки до загружаемого вида РЦили после намного меньше длительности интервала, то указание буферных времен может привести к неоправданному захвату буферами целых интервалов и соответственно, к неоправданному увеличению длительности этапа в графике производства.

Флаг выключен. В этапе указывается время его выполнения, для любого количества партии. Считается, что за это время этап будет выполнен в любом случае, независимо от количества в этапе. Флаг можно выключить в этапах, выполнение которого не связано с обработкой на загружаемых видах РЦ («т.н. «узких местах»), соответственно, считается, что подразделение при выполнении такого этапа имеет (относительно подразделений с «узкими местами») неограниченные производственные мощности.

Флаг «Непрерывный » этапа определяет,можно ли разбивать в графике выполнение этапа на несколько не соседнихинтервалов.

Если флаг включен – то этап выполняется непрерывно и может располагаться в графике только в соседних интервалах.

Если флаг выключен – то выполнение этапа можно прерывать, т.е. часть этапа повремени можно быть расположена в графике в одном интервале, а часть – в другом,не примыкающим к первому, интервале.

Критерий непрерывности – хоть одна операция внутри этапа является непрерывной и сопоставима с длительностью интервала. К таким операциям относятся, например, термообработка, покраска, сушка и т.д.

Различие между планированием «прерывных» и «непрерывных» этапов показано на следующей схеме:

Федеральное Государственное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального Образования

Национальный Исследовательский Технологический Университет "МИСиС"

Кафедра автоматизированных систем управления

Курсовая работа по курсу

"Теория систем и системный анализ"

Выполнил : Авдошина Ольга

Группа: МА-10-1/И810-4

Преподаватель : Морозов Е.А.

Москва2014

1.Определение нормативно-справочной информации 3

2.Проблемы и потребности компаний к системе управления НСИ. 3

3.Едина система управления НСИ (ЕС НСИ) 5

4.Создание автоматизированной системы управления НСИ 8

4.1.Анализ НСИ 8

4.2.Выбор архитектуры и оценка стоимости создания автоматизированной системы управления НСИ 10

4.3.Внедрение 15

5.Лица, ответственные за ведение НСИ 16

6.Эффективность внедрения 18

7.Список использованной литературы 20

Определение нормативно-справочной информации

В основе работы каждой автоматизированной системы лежит нормативно-справочная информация (НСИ). НСИ – это условно-постоянная часть всей корпоративной информации, не претерпевающая существенных изменений в процессе повседневной деятельности организации. В состав НСИ входят: словари, справочники и классификаторы, элементы которых (например, коды, наименования материалов, услуг, контрагентов, единицы измерения и т.п.) используются при формировании текущих документов.

Справочные данные используются в автоматизированных системах при формировании оперативных документов, планировании и отчетности. Соответственно, качество этой плановой, оперативной и отчетной информации напрямую зависит от качества НСИ. Ошибки в управлении, связанные с некачественной информацией, обходятся бизнесу иногда много - миллионными потерями.

Проблемы и потребности компаний к системе управления НСИ.

В компаниях, как правило, используется несколько автоматизированных систем, поддерживающих различные бизнес-процессы, в которых независимо друг от друга ведутся одни и те же справочники. Такая совершенно типичная ситуация вызывает следующие проблемы:

Дополнительные расходы на независимое ведение одних и тех же справочников;

Дополнительные расходы, связанные с обеспечением информационного взаимодействия систем, использующих различные справочники одних и тех же объектов НСИ;

Большая трудоемкость и высокая затратность формирования консолидированной отчетности на основе данных, в которых одни и те же объекты справочных данных (товары, услуги, контрагенты) имеют различные коды и наименования;

Низкое качество нормативно-справочных данных.

Что значит “некачественные” нормативно - справочные данные? Это справочные данные, которые:

Имеют проблемы структуризации МТР по группам;

Дублирующиеся или противоречивые данные справочника материально-технических ресурсов (товары и услуги) в 70 % случаев приводят к значительному увеличению складских запасов предприятия и образованию неликвидов. Например:

Отсутствие нужных параметров в описании товара в справочнике может привести к тому, что будет закуплен товар, не отвечающий требуемым характеристикам. В результате, на складах образуются неликвиды;

Наличие дублей в справочнике не позволит корректно выполнить автоматическое сведение всех заказанных одноименных МТР с целью получения сводной заявки. В результате заказ будет размещен у поставщика разными партиями и компания не получит скидку за размещение заказа большого объема, а следовательно, закупка будет выполнена по более высокой цене;

Использование разных кодов и наименований МТР различными подразделениями не позволяет производить анализ наличия МТР на складах и использования имеющихся запасов, вместо закупки новых МТР, что также приводит к финансовым потерям.

Низкое качество данных НСИ является следствием отсутствия специализации в ведении НСИ. Задачи повышения эффективности бизнеса, необходимость построения современного фундамента для развития ИТ-ландшафта компаний, построение новых корпоративных ERP-систем и развитие существующих требуют повышения эффективности управления нормативно - справочными данными. Внедрение Единой системы управления НСИ решает эту задачу.

Едина система управления НСИ (ЕС НСИ)

Подсистема НСИ всегда присутствовала в составе прикладных автоматизированных систем (бухгалтерских, кадровых, систем оперативного планирования и управления производством, систем управления снабжением и сбытом, и пр.) именно как подсистема. Однако в конце XX и начале XXI века сформировался и стремительно развивается новый подход к управлению нормативно-справочной информацией, позволяющий обеспечить высокое качество нормативно - справочной информации.

Суть нового подхода состоит в создании в компаниях специализированной Единой системы управления НСИ (ЕС НСИ). Ведение всей нормативно - справочной информации компании выделяется в отдельную систему, в которой производится ведение Единых справочников компании: Единого справочника материально-технических ресурсов (МТР), Единого справочника работ и услуг, Единого справочника контрагентов, Единых финансовых справочников, Единых кадровых справочников и т.д. Данные Единой системы управления НСИ используются как источник НСИ всеми прикладными корпоративными системами.

Рис.1. Связка данных с помощью НСИ

Ведение НСИ, таким образом, производится централизованно в одной специализированной системе. Во всех других автоматизированных системах изменение данных НСИ прекращается. Данные НСИ изменяются на основании запросов пользователей, направленных в Единую систему НСИ. Программное обеспечение Единой системы НСИ должно обеспечивать формирование, согласование и обработку таких запросов в соответствии с утвержденным Регламентом, а также репликацию обновленных данных НСИ в прикладные автоматизированные системы. Ведение Единых баз данных НСИ выполняют специалисты в области НСИ – эксперты НСИ. В компаниях создаются Службы ведения НСИ. Появляется новая профессия – эксперт НСИ. При создании Единых систем управления НСИ в компаниях проводятся работы по нормализации нормативно - справочных данных. Под нормализацией понимается устранение ошибок, неточностей и неполноты в данных, устранение дублей, дополнение недостающей информации, унификация данных в справочнике НСИ.

При значительном количестве ИТ-приложений или территориально-распределенной структуре для ведения и актуализации НСИ требуется создание специальной автоматизированной системы (АС). Ее разработка станет одним из элементов создания на предприятии единого информационного пространства. Во всех АС, независимо от того, где они находятся, будут использоваться единые наименования объектов, а работа подразделений и филиалов станет основываться на общих регламентах, правилах, процедурах.

Создание автоматизированной системы управления НСИ происходит в несколько этапов: анализ состава НСИ и процессов ее ведения, выбор архитектуры автоматизированной системы, оценка стоимости ее создания, разработка и поддержка.

Создание автоматизированной системы управления НСИ

1. Анализ НСИ

К основным видам НСИ относятся: справочники, классификаторы и нормативные документы. Состав НСИ приведен на рис.2.

Рис. 2. Типовой состав НСИ

Одним из первых шагов организации ведения НСИ является создание реестра, где детально описываются все использующиеся на предприятии виды НСИ. Например, для регламентов должны быть указаны такие характеристики, как название, ответственный специалист, дата введения, рассматриваемые объекты, подразделения, на которые распространяется действие регламента, связанные классификаторы и справочники.

Кроме того, необходимо установить связи между различными видами НСИ, определить состав содержащейся в них информации, обозначить, в каких системах ведется работа с данными (источники информации) и для каких бизнес-процессов необходимо их использование (потребители информации).

Подобный анализ позволяет выбрать модели ведения НСИ по всем функциональным направлениям, разработать регламенты работы при изменении или удалении данных (к примеру, понять, с какими подразделениями должны быть согласованы изменения), а также выявить случаи дублирования информации. Так, на одном из предприятий было установлено, что в отдельных подразделениях ведутся и используются собственные классификаторы и справочники, которые в точности повторяют содержание материалов НСИ, поддерживаемых централизованно. Например, локальные «Справочник дебиторов», «Справочник кредиторов» по содержанию дублировали общий «Справочник контрагентов». Вместо использования общего «Справочника филиалов и структурных подразделений» применялись собственные «Справочник обособленных подразделений» и «Классификатор филиалов и обособленных подразделений». В результате происходила трата ресурсов на поддержание нескольких видов НСИ, которые содержали одни и те же данные.

На основе анализа реестра нормативно-справочной информации и данных о связях между различными видами НСИ, а также с учетом структуры и специфики деятельности предприятия формируются основные функциональные требования к будущей АС:

возможность централизованного управления справочниками, классификаторами и другими документами;

возможность централизованного контроля всех нормативно-справочных данных (при хранении, использовании или изменении);

поддержка централизованного и распределенного (если это необходимо) ведения НСИ;

хранение актуальных и исторических данных в центральном офисе и в филиалах, обеспечение оперативного доступа к ним;

автоматическая синхронизация нормативно-справочной информации между элементами системы в различных подразделениях или филиалах (если необходимо);

возможность изменения состава справочников, их структуры без модернизации программного кода системы.

Выбор архитектуры и оценка стоимости создания автоматизированной системы управления НСИ

Архитектуру системы управления НСИ можно выбрать с помощью функционально-стоимостного анализа. Это метод, при котором определяется оптимальное соотношение важных для пользователя характеристик, свойств, функций системы и затрат на их реализацию.

Применительно к НСИ использование метода функционально-стоимостного анализа означает, что для каждого вида НСИ определяются:

перечень и количество бизнес-процессов, для которых необходимо его использование;

«полезность» данного вида НСИ (в разрезе функциональных направлений);

объем затрат, которые связаны с его созданием, ведением и актуализацией.

Финансовые затраты определяются с учетом стоимости разработки и внедрения ИТ-приложений, закупки программно-аппаратного обеспечения, необходимого для создания и использования системы НСИ, а также с учетом расходов на персонал, который будет заниматься обслуживанием системы (обучение, оборудование рабочих мест, заработная плата и т.д.). Во внимание надо принять и косвенные затраты, которые появляются, если не обеспечен контроль над ведением и поддержкой НСИ, внесением изменений в справочники. Например, это может быть стоимость устранения неверно введенной записи в классификатор или справочник. Для дублированных записей в справочнике материалов цена подобной ошибки равна стоимости излишних запасов на складе.

Стоит отметить, что метод функционально-стоимостного анализа также используется для снижения стоимости и повышения качества бизнес-процессов, связанных с работой с НСИ. Для этого формируется список выполняемых функций по ведению, поддержке, актуализации данных с ранжированием по стоимости, трудоемкости или времени. Принимаются меры для снижения стоимости или времени выполнения наиболее «дорогих» или «длительных» функций. Устраняются ненужные или дублирующие друг друга операции и затем перераспределяются ресурсы, которые освободились за счет произведенных изменений.

На основе полученных данных определяется архитектура системы НСИ - централизованная или децентрализованная. Выбор централизованной схемы позволит, например, значительно повысить качество предоставляемой информации, что крайне важно для ключевых бизнес-процессов предприятия. Однако стоимость этого варианта может быть выше, чем стоимость противоположного.

Более эффективным является вариант, при котором создается система с многоузловой архитектурой. Что это означает?

Внешние организации

Внутренние подразделения

Центральный узел АС НСИ

ПотребителиНСИ

ПотребителиНСИ

ПотребителиНСИ

ПотребителиНСИ

ПотребителиНСИ

Подчиненные узлы АС НВИ

Рис. 3. Схема системы НСИ с многоуровневой архитектурой

В состав АС НСИ включаются центральный узел и подчиненные узлы. Организационно центральный узел располагается в головном офисе предприятия, а подчиненные - в его региональных филиалах или подразделениях. Таким образом, система выстраивается по территориально-распределенному принципу в соответствии со структурой предприятия. Каждый узел может взаимодействовать с поставщиками, инициаторами изменений или потребителями НСИ. Все узлы связаны между собой через различные виды телекоммуникаций, что позволяет проводить оперативный обмен данными и их синхронизацию в автоматическом режиме. Схема такой системы приведена на рис.3.

Фактически каждый узел является мини-автоматизированной системой по ведению НСИ и предоставляет необходимые данные для всех ИТ-приложений, которые используются в этом подразделении (рис. 4). Распространение информации по всей системе и поддержание базы НСИ в актуальном состоянии обеспечивается за счет автоматического обмена данными между узлами.

Рис. 4. Архитектура типового узла

Выбор подобной архитектуры дает возможность воспользоваться преимуществами централизованного ведения НСИ (все справочники ведутся в единой системе) и в то же время распределить связанную с этим процессом нагрузку по нескольким подразделениям (узлы единой системы расположены не только в центральном офисе предприятия, но и в региональных филиалах). Кроме того, при таком подходе система настраивается под уже использующуюся на предприятии технологию ведения НСИ и одновременно позволяет плавно реорганизовать ее для повышения эффективности. Это приводит к уменьшению затрат и рисков, которые возникают при внедрении единой системы НСИ.

Система позволяет автоматически отслеживать выполнение операций по ведению НСИ и в случае необходимости принимать решения о перераспределении ресурсов, задействованных в этом процессе. Еще одно преимущество - возможность привязать изменения в справочниках к соответствующим нормативным документам и тем самым обосновать необходимость подобных корректировок. Обеспечивается контроль изменений в связанных справочниках, что минимизирует риск рассогласования информации. Кроме того, система не позволяет вводить или модифицировать информацию без авторизации. Это означает, что всегда известно, кто из специалистов и когда внес те или иные данные в справочники или другие документы.

Обновление одного и того же справочника может проводиться на разных узлах - таким образом организуется распределенное ведение НСИ. При этом возможно разделение прав доступа для выполнения этого действия (если ответственным за ведение справочника является один узел, то изменения, проведенные на других узлах, сначала получат статус временных). Все сделанные корректировки оперативно тиражируются по всей системе, при этом передается только та часть данных, которая подверглась изменению. В результате значительно минимизируется межузловой трафик. Стоит отметить, что связь между узлами может быть организована с использованием практически любых средств и каналов, что не требует специальных инвестиций в развитие телекоммуникаций.

Внедрение

После определения архитектуры будущей системы начинается ее непосредственное внедрение: разработка, установка и конфигурирование центрального узла. Затем в систему заносятся справочники, классификаторы, нормативные документы и другие аналогичные данные из различных источников. Проводится настройка процессов ведения НСИ с учетом технологий, которые применяются на предприятии. Далее система интегрируется с используемыми ИТ-приложениями. И, наконец, на заключительном этапе созданная структура тиражируется в филиалы и подразделения предприятия: формируются региональные узлы.

Лица, ответственные за ведение НСИ

Важным вопросом при реализации проекта является формирование отдела НСИ, задачей которого станет обеспечение единства и актуальности всех видов НСИ. Участие специалистов необходимо уже на этапах разработки и развертывания АС НСИ: в их функции будет входить координация работ по созданию, внедрению и ведению единых информационных справочников и классификаторов (например, «Справочник структурных подразделений», «Справочник технологических объектов», «Справочник основных фондов» и т.д.).

Кроме того, деятельность отдела НСИ будет связана с ведением корпоративных справочников, контролем над применением общероссийских и отраслевых классификаторов, разработкой и ведением реестра справочников, а также с взаимодействием с внешними организациями (Федеральное агентство по метрологии, Госстрой) по вопросам применения НСИ. Еще одно направление деятельности - создание хранилища данных для приказов, распоряжений и других аналогичных документов.

Дополнительно отдел выполняет задачи сопровождения и развития единой системы НСИ. В число основных вопросов входит: разработка технологических и операционных инструкций для пользователей и специалистов, ответственных за ведение НСИ; организация их обучения; разработка перспективных и текущих планов развития системы НСИ. Наконец, отдел НСИ взаимодействует с другими предприятиями, входящими в тот же холдинг, по вопросам совместного ведения справочников (если есть такая необходимость).

Табл.1. Функции централизованного управления НСИ в зависимости от роли его участника

Эффективность внедрения

Что же заставляет компании внедрять у себя в том или ином виде системы поддержки НСИ? Предпосылки бывают разными, но можно выделить задачи, общие для любой крупной организации:

потребность в интеграции информационных систем на уровне справочных данных, которая позволила бы упорядочить и сократить расходы на процессы ведения НСИ;

желание использовать единые коды справочной информации для автоматизации сбора и анализа корпоративной отчетности;

возможность повысить качество и достоверность нормативно-справочной информации за счет устранения дублирования справочных данных, оптимизации регламентов ее ведения, сокращения рутинных операций;

централизация функций ведения эталонной справочной информации на основе разработанных корпоративных стандартов классификации и кодирования.

Помимо решения вышеперечисленных задач внедрение системы поддержки НСИ может принести следующие преимущества.

Прямые финансовые выгоды:

экономия средств, затрачиваемых на обеспечение качества (актуальности, непротиворечивости, полноты) справочной информации во всех эксплуатируемых информационных системах в рамках “традиционной схемы” (т.е. проверка справочной информации и обеспечение ее качества в момент, когда поступает запрос на использование информации такого рода в конкретной системе);

экономия на пользовательских лицензиях эксплуатируемого на предприятии ПО для управления справочными данными;

снижение затрат на ведение корпоративной НСИ путем организации единой точки входа для управления справочной информацией, используемой всеми системами компании;

снижение затрат на осуществление информационного обмена данными между эксплуатируемыми в компании ИС, повышение его оперативности.

Косвенные финансовые выгоды:

предотвращение потерь компании, связанных с использованием некачественной (неактуальной, противоречивой, неполной) справочной информации;

сохранение инвестиций в уже развернутые системы и снижение затрат на их интеграцию в информационное пространство компании;

предотвращение потерь от ошибок в консолидированной отчетности, связанных с неактуальностью или противоречивостью использованной при ее формировании справочной информации.

Выгоды благодаря средствам поддержки НСИ:

рост степени актуальности НСИ всех подключенных информационных систем;

доступность НСИ для любого сотрудника компании в реальном времени независимо от его местоположения;

четкое распределение ответственности за управление конкретными справочниками.

Список использованной литературы

http://www.epam-group.ru/

http://computel.ru/upload/press%20about%20Computel/20130516_AutomatizationIT.pdf

http://consulting.1c.ru/ejournalPdfs/vlasov.pdf

http://nsint.ru/

Асадуллаев C. «Управление метаданными средствами IBM Information Serve»", 2008

Максим Власов «НОРМАТИВНО-СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: ПРОВЕРЕНО ПРАКТИКОЙ»

Сабир Асадуллаев и Александр Карпов
Опубликовано 09.11.2010

Основные понятия и терминология

Мастер - данные (МД) включают в себя информацию о клиентах, сотрудниках, продуктах, товарах, поставщиках, которая, как правило не является транзакционной по своей природе.

Нормативно-справочная информация (НСИ) включает в себя словари, справочники, классификаторы, кодификаторы, нормативы и идентификаторы. Это – базовый уровень транзакционных систем, который в ряде случаев ведется внешними уполномоченными организациями.

Рис. 1 в упрощенном виде иллюстрирует отличие НСИ, мастер-данных и транзакционных данных. В условной системе продажи авиабилетов роль НСИ выполняет кодификатор аэропортов, созданный разработчиками системы с учетом неких специфических требований. Но для взаимодействия с другими международными информационными системами код аэропорта должен быть понятен всем. Этой цели служит трехбуквенный уникальный код аэропорта, присваиваемый аэропортам Международной ассоциацией воздушного транспорта (IATA).

Данные пассажира являются не столь стабильными, как коды аэропорта. В тоже время, будучи один раз введенные в систему, данные пассажира могут быть в дальнейшем использованы для различных маркетинговых акций, например, для скидок при достижении определенного суммарного полетного расстояния. Такая информация обычно относится к мастер – данным. К ним же можно отнести данные об экипажах, о самолетном парке компании, о грузовых и пассажирских терминалах, и о многих других сущностях, участвующих в процессе авиаперевозок, но не рассматриваемых в рамках нашего упрощенного примера.

Последняя, верхняя строка на Рис. 1 схематично изображает условную транзакцию, связанную с продажей билета. Аэропортов в мире сравнительно немного, клиентов намного больше, но они могут многократно пользоваться услугами этой компании, а билет не может и не должен быть использован повторно. Таким образом, для авиакомпании данные о продажах билетов являются наиболее часто меняющимися транзакционными данными.

Суммируя можно сказать, что НСИ составляет базовый уровень автоматизированных информационных систем, а мастер-данные хранят информацию о клиентах и сотрудниках, о поставщиках продукции, оборудовании, материалах и о других бизнес – сущностях.

При этом НСИ и МД имеют много общего, поэтому в тех случаях, когда рассматриваемые факторы касаются и НСИ, и МД, мы будем упоминать их как «НСИ и МД», например, «система ведения НСИ и МД».

Общие недостатки традиционного ведения НСИ и МД

Наиболее распространенной и очевидной проблемой традиционного ведения НСИ и МД является отсутствие поддержки временных изменений. Адрес, как правило, является одной из важнейших компонент НСИ и МД. К сожалению, адреса меняются. Клиент может переехать, но может «переехать» целый дом и даже улица. Так, в 2009 году адрес комплекса зданий «Башня на набережной» изменился с «Краснопресненская набережная, дом 18» на «Пресненская набережная, дом 10». Таким образом, запрос “Какое количество корреспонденции было доставлено в офис компании, арендующей помещения в «Башне на набережной» в 2009 году?” должен корректно обрабатывать записи о доставках с двумя разными адресами.

Однако, для того чтобы изменения в жизни были отражены в ИТ системе, мало иметь технологические (программно-аппаратные) средства ведения НСИ и МД. Необходим кто-то, или что-то, для отслеживания изменений. То есть, требуется организационные меры, например, штат сотрудников с должностными обязанностями, соответствующими принятой методологии ведения НСИ.

Таким образом, корпоративное ведение НСИ и МД включает в себя три категории мероприятий:

1. Методологические мероприятия, определяющие методы, регламенты, стандарты, процессы и роли, поддерживающие весь жизненный цикл ведения НСИ и МД
2. Организационные мероприятия, определяющие в соответствии с методологическими требованиями, организационною структуру, функциональные подразделения и их задачи, роли и должностные обязанности сотрудников.
3. Технологические мероприятия, лежащие на уровне ИТ и обеспечивающие исполнение организационных и методологических мероприятий.

В данной статье мы рассмотрим, в первую очередь, технологические мероприятия, которые включают в себя создание единой модели данных НСИ и МД, ведение и архивацию исторической НСИ и МД, идентификацию объектов НСИ и МД, устранение дубликатов, выявление противоречий, обеспечение ссылочной целостности, поддержку жизненного цикла объекта НСИ и МД, выработку правил очистки, создание системы ведения НСИ и МД и ее интеграцию с эксплуатируемыми информационными системами предприятия. Рассмотрим более детально технологическую область создания инфраструктуры НСИ и МД и связанные с ней недостатки традиционного ведения НСИ и МД.

Технологические недостатки ведения НСИ и МД

Нет единой модели данных НСИ и МД

Единая модель данных НСИ и МД отсутствует, или она не формализована, что не позволяет эффективно использовать объекты НСИ и МД и затрудняет любую автоматизацию работы с данными.

Модель данных является основной и самой важной частью ведения НСИ и МД, отвечая, к примеру, на следующие вопросы:

• что включать в идентифицирующие атрибуты объекта НСИ и МД?
• что из всех атрибутов объекта НСИ и МД хранить в модели данных и отнести к НСИ и МД, а что отнести к операционным данным и оставить в эксплуатируемой информационной системе?
• как провести интеграцию по модели с внешними идентификаторами и классификаторами (ОКПО, ОКУД)?
• дает ли совокупность двух атрибутов из различным ИТ систем третий уникальный и важный с точки зрения бизнеса атрибут?

Нет единого регламента ведения истории и архивации

Историческая информация в существующих корпоративных ИТ системах зачастую ведется по своим регламентам и имеет свои жизненные циклы, отвечающие за обработку, агрегацию и архивацию объектов НСИ и МД. Даже при наличии единой модели данных НСИ и МД, синхронизация исторических и архивных данных и приведение их к единому виду представляет собой нетривиальную задачу.

Пример проблем, вызванных отсутствием ведения исторической нормативно-справочной информации приведен в разделе «»

Сложность отождествления объектов НСИ и МД

В различных ИТ системах объекты НСИ и МД имеют собственные идентификаторы – наборы атрибутов. Ситуация осложняется тем, когда для одних и тех же объектов в различных системах не удается выделить один общий набор атрибутов, сочетание которых уникально и идентифицирует объект в информационной системе – аналог составного ключевого поля в базах данных. В этом случае задача отождествления и сравнения объектов в различных ИТ системах переходит из детерминистической области в область вероятностной. Качественно провести идентификацию объектов НСИ и МД без специализированных средств анализа и обработки данных в этом случае затруднительно.

Возникновение дубликатов объектов НСИ и МД

Сложность идентификации объекта приводит к потенциальному возникновению дубликатов (или возможных дубликатов) одного и того же объекта НСИ и МД в различных системах, что является основной и самой значимой проблемой для бизнеса. Дублирование информации ведет к дублированию расходов на обработку объектов, дублированию «точек входа», увеличение расходов на поддержание жизненных циклов объектов. Дополнительно следует отметить затраты на процессы ручной сверки (реконсиляции) дубликатов, которые изначально слишком высоки, так как часто выходят за границы возможностей ИТ систем и требуют участия оператора. Следует отметить, что возникновение дубликатов является системной ошибкой, появляющейся на самых ранних шагах бизнес-процессов, использующих объект НСИ и МД. Далее по ходу исполнения бизнес процесса дубликат обрастает связями, атрибутным составом и ситуация еще более усложняется.

Несогласованность метаданных НСИ и МД

Каждая информационная система, поддерживающая линию бизнеса предприятия, и в которой зарождаются специфичные для этого бизнеса объекты НСИ и МД, определяет свой набор бизнес правил и ограничений, накладываемых как на атрибутный состав (метаданные), так и на значение атрибутов. В результате часто возникает ситуация, когда эти правила и ограничения, заданные в различных информационных системах, входят в противоречие друг с другом, таким образом сводя на нет даже теоретические попытки привести все объекты НСИ к одному виду. Ситуация усугубляется, когда при внешне совпадающей модели данных, данные имеют одно и тоже смысловое значение, но различное значение с точки зрения представления: различное написание, перестановки в адресах, сокращения ФИО, различные кодировки, сокращения.

Ссылочная целостность и синхронизация модели НСИ и МД

В реальной жизни все объекты НСИ и МД, находящиеся в пространстве своей IT системы, содержат в себе не только значения, но и ссылки на другие НСИ и МД, которые могут находиться (и вестись) в отдельных внешних системах. Здесь в полный рост встает проблема синхронизации и поддержки целостности всей модели НСИ и МД организации. Одним из общепринятых путей решения такого рода проблем является переход к использованию НСИ и МД которые ведутся и импортируются в организацию извне (к примеру, справочники КЛАДР, ОКВЭД, ТН ВЭД, ФСКП и ЕКПС).

Рассогласование жизненного цикла объекта НСИ и МД

В результате наличия одного и того же объекта НСИ и МД в различных корпоративных системах, ввод и изменение этого объекта в этих системах несогласован, и зачастую растянут во времени. Возможна ситуация, когда объект находится в различных системах во взаимоисключающих статусах (активен в одной системе, архивирован в другой, удален в третьей), что затрудняет поддержку целостности объектов НСИ. Несвязанные и «размазанные» во времени объекты сложно использовать как в транзакционных, так и в аналитических процессах.

Выработка правил очистки

Правила очистки НСИ и МД зачастую вполне справедливо относят к методологическим аспектам. Безусловно, ИТ специалисты нуждаются в постановке задачи от бизнес – пользователей, например, в каких случаях необходимо обновлять коды аэропортов, или какая из двух платежек имеет правильную кодировку реквизитов. Но бизнес - специалисты не знакомы с тонкостями реализации эксплуатируемых ИТ систем. Более того, документация на эти системы или неполна, или отсутствует. Поэтому необходим анализ информационных систем с целью уточнения правил очистки и выявления новых правил.

Неверный выбор мастер-системы ведения НСИ и МД

Чаще всего самыми значимыми источниками и потребителями НСИ и МД являются крупные унаследованные корпоративные информационные системы, являющиеся ядром бизнеса предприятия. В реальной жизни такую систему зачастую выбирают в качестве «мастер системы» для ведения НСИ и МД вместо создания специализированного репозитория НСИ и МД. При этом не принимается о внимание, что подобный функционал, как правило, является несвойственным этой ИТ системе. В результате любые доработки таких систем, связанные с НСИ и МД, выливаются в крупные и необоснованные траты. Ситуация усугубляется, когда по мере развития подсистемы ведения НСИ и МД необходимо ввести качественно новый функционал: пакетную обработку данных, форматирование и очистку, назначить стюардов данных.

Неготовность ИТ систем к интеграции НСИ и МД

Для того, чтобы полноценно внедрить ведение НСИ и МД в существующие ИТ системы предприятия, необходимо провести интеграцию этих систем и, чаще всего, эта интеграция необходима не как единовременный и локализованный акт, а как изменение процессов, живущих внутри ИТ систем. Помимо интеграции для работы в операционном режиме (online), необходимо провести интеграцию для проведения первоначальной пакетной загрузки данных (ETL), а также для проведения процедур ручной сверки (реконсиляции).

Не все автоматизированные информационные системы готовы к таким изменениям, не все системы предоставляют такие интерфейсы, а чаще всего, это совершенно новый функционал для таких систем. При внедрении системы возникают архитектурные вопросы, связанные с выбором из различных вариантов внедрения системы НСИ и МД и интеграции её с технологическим ландшафтом предприятия. В подтверждение важности этого момента заметим, что существуют разработанные и проверенные архитектурные шаблоны и подходы, нацеленные на правильное развертывание и интеграцию системы НСИ и МД.

Примеры проблем традиционного ведения НСИ и МД

Таким образом, основные проблемы ведения НСИ проистекают из-за децентрализации и фрагментации НСИ на предприятии и проявляются на практике в конкретных примерах.

Паспортные данные как уникальный идентификатор

Например, в крупном банке в результате создания модели данных клиентов было решено использовать паспортные данные в составе идентифицирующих атрибутов из предположения максимальной селективности. При проведении процедур слияния клиентских данных было выявлено, что паспорт клиента не является уникальным, так как, к примеру, клиенты, имевшие отношения с банком по старым паспортам и потом по новым паспортам, были заведены как различные клиенты. Анализ клиентских записей выявил случаи, когда на один паспорт были зарегистрированы тысячи клиентов. В довершение всего, одним из источников данных была банковская информационная система, в которой паспорта были необязательным требованием и соответствующие поля при заполнении забивались «мусором».

Следует отметить, что обнаруженные проблемы с качеством клиентских данных не были ожидаемыми и обнаружились только на этапе очистки данных, что потребовало дополнительных затрат времени и средств для доработки правил очистки данных и модели клиентских данных.

Адрес как уникальный идентификатор

В другом случае страховая компания проводила слияние анкетных данных клиентов, где в качестве идентифицирующего атрибута использовался, в том числе, адрес. Выяснилось, что больше всего клиентов было зарегистрировано на адреса «тот же», «там же». Данные низкого качества шли из прикладной системы, поддерживающей деятельность страховых агентов, которая позволяла агентам вольно интерпретировать значения полей клиентской анкеты. Более того, в этой системе отсутствовали любые форматные и логические проверки введенных данных.

Необходимость массового переоформления договоров

В третьем случае, при подключении существующей корпоративной информационной системы, поддерживающей взаимоотношения с клиентами, к системе ведения НСИ и МД только на этапе тестирования выяснилось, что подключаемая система не может автоматически принять изменения от системы ведения НСИ и МД. Для этого необходимо провести некоторые регламентные действия, в данном случае, вызвать клиента и переоформить бумажные договорные документы, в которых упоминалась критичная информация, относящаяся к НСИ и МД. Из-за большого объема работы были пересмотрены как технологические, так и организационные аспекты работы с НСИ и МД.

Расхождение согласованных данных

Четвертый пример описывает типичную ситуацию для многих организаций. В результате бурного развития бизнеса предприятия было решено открыть новое направление, поддерживающее работу с клиентами в стиле B2C / B2B через Интернет. Для этого была приобретена новая ИТ система, поддерживающая автоматизацию нового направления бизнеса компании. При развертывании возникла необходимость провести интеграцию с существующими НСИ и мастер-данными предприятия и расширить их специфичными атрибутами, что оказалось не так просто, в первую очередь из-за отсутствия выделенной системы НСИ и МД. В результате НСИ были однократно загружены в новую систему безо всякой обратной связи с существующим ИТ ландшафтом компании, что через некоторое привело к двум независимым версиям клиентских справочников. Поначалу проблема решалась путем ручной обработки клиентских данных в электронных таблицах, однако через некоторое время количество клиентов значительно возросло, справочники «разошлись», и ручная обработка оказалась неэффективной и дорогой. В результате ситуация привела к серьезной эскалации проблемы на уровне бизнес - пользователей, не имеющих общей картины о своих клиентах для проведения маркетинговых акций.

Преимущества корпоративного ведения НСИ и МД

Корпоративное ведение НСИ и МД обеспечивает следующие преимущества:

• Выполнение требований закона и снижение рисков
• Снижение затрат
• Повышение гибкости для поддержки новых бизнес стратегий.

Звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой, поэтому рассмотрим каждое из преимуществ на практических примерах.

Выполнение требований закона и снижение рисков

Следственные органы потребовали от крупной компании предоставить данные за предыдущие 10 лет. Задача казалась несложной и выполнимой: компания задолго до этого ввела процедуры регулярного архивного и резервного сохранения данных и прикладных программ, носители данных хранились в защищенном помещении, аппаратура для чтения носителей еще не успела устареть. Однако после восстановления исторических данных из архива обнаружилось, что данные не имеют практического смысла – НСИ за это время неоднократно менялась, и теперь невозможно установить, к чему относились те или иные данные. Никто не предусмотрел архивирование НСИ – казалось, что это устойчивая ко времени информация. На компанию были наложены значительные штрафные санкции, в компании были сделаны серьезные организационные выводы в отношении руководителей. Кроме того, было создано подразделение, отвечающее за ведение НСИ, чтобы избежать повторения неприятной ситуации.

Рост прибылей и удержание клиентов

Крупный цветочный магазин одним из первых осознал эффективность маркетинга по электронной почте. Был создан сайт магазина, на котором проводились рекламные кампании, где клиенты могли подписаться на рассылку по поводу дня всех влюбленных, в связи с рождением первенца, по поводу дня рождения близкого человека и т.д. Впоследствии клиенты получали поздравления с предложениями выбора цветов. Однако рекламные кампании проводились с привлечением различных разработчиков, создававших разнородные, не связанные друг с другом приложения. Поэтому клиенты могли получать до десяти писем по одному и тому же поводу, что раздражало клиентов и вызывало их отток. В результате каждая последующая рекламная кампания не только оказывалась убыточной, но и уменьшала число имеющихся клиентов. Цветочному магазину пришлось затратить значительные средства на переработку и интеграцию своих приложений. Высокая сумма затрат была связана с разнородностью информации о клиентах, множественными форматами адресов и телефонов, что вызывало большие проблемы при отождествлении клиентов для устранения кратных записей.

Снижение затрат

Одним из основных требований к продукции компании является необходимость быстрого реагирования на изменения спроса, вывод новых продуктов на рынок в сжатые сроки и связь с потребителями. Мы видим, что вчерашние безоговорочные лидеры превращаются в отстающих, а новички, впервые выведшие на рынок свой продукт, резко увеличивают свою прибыль и капитализацию. В этих условиях различные корпоративные информационные системы, отвечающие за разработку продукта, его поставки и продажи, обслуживание и развитие, должны опираться на единую информационную основу, охватывающую все аспекты деятельности компании. Тогда вывод нового продукта на рынок требует меньших временных и финансовых издержек за счет бесшовного взаимодействия поддерживающих информационных систем.

Повышение гибкости для поддержки новых бизнес стратегий

Устранение фрагментации и децентрализации ведения НСИ и МД позволяет предоставлять информацию как сервис. Это означает, что любая ИТ система, соблюдая установленные протоколы обмена и права доступа, может обращаться к системе корпоративного ведения НСИ и МД и получать необходимые данные. Сервис -ориентированный подход позволят гибко выстраивать информационные сервисы в соответствии с изменяющимися бизнес – процессами, обеспечивая таким образом своевременную реакцию ИТ служб и систем в условиях изменяющихся требований.

Архитектурные принципы системы ведения НСИ и МД

Ресурсы для скачивания

static.content.url=http://www.сайт/developerworks/js/artrating/

Zone=Information Management

ArticleID=577045

ArticleTitle=Ведение НСИ на практических примерах

Роли конфигурации делятся на такие группы:
Производство
Торговля и место хранения
Финансы


Анализ и планирование
Регламентированный учет
Настройка НСИ
Торговое оборудование
Административные
Сервисные

Производство

* Мастер смены - предоставляет права на ввод данных оперативного учета производства.
* Просмотр данных оперативного учета производства - предоставляет права на просмотр отчетов по данным оперативного учета производства.
* Сертификация – предоставляет права для работы c подсистемой сертификации.
* Технолог – предоставляет права на ввод данных нормативной системы производства.
* Экономист цеха – предоставляет права на формирование операций управления производством в управленческом учете.

Торговля и место хранения

* Кладовщик – предоставляет права на регистрирование складских операций по управленческому учету.
* Менеджер по заказам - предоставляет права на работу с подсистемой заказов. Имеет возможность применяться как самостоятельно, так и совместно с иными ролями.
* Менеджер по закупкам – предоставляет права для работы с подсистемой управления закупками.
* Менеджер по продажам – предоставляет права для работы с подсистемой управления продажами.
* Розничные продажи – предоставляет права на регистрирование документов по розничным продажам, роль не самостоятельна - применяется совместно с ролью "Менеджер по продажам".
* Ценообразование – предоставляет права для работы с подсистемой ценообразования.

* Банковские операции - предоставляет права на выполнение операций с банковскими документами.
* Ввод заявок на расходование денежных средств - предоставляет права на регистрирование документов "Заявка на расходование денежных средств" и "Закрытие заявок на расходование денежных средств".
* Выплата зарплаты - роль задается совместно с ролями "Кассир", "Банковские операции". Роль предоставляет права на регистрирование документов: o "Приходный кассовый ордер" с видами операций:
- Возврат денег работником
o "Расходный кассовый ордер" с видами операций:
- Расчеты по кредитам и займам с сотрудниками
- Выплата заработной платы по ведомостям
- Выплата заработной платы работнику
- Выплата депонированной заработной платы
- Выдача денег в кассу ККМ
o "Платежное поручение исходящее" с видами операций:
- Расчеты по кредитам и займам с сотрудниками
- Перечисление заработной платы

* Кассир - предоставляет права на регистрирование кассовых документов.
* Обмен данными с программами Клиент-банк - задается пользователю, если ему требуется иметь возможность применять обработку "Клиент-банк".
* Подотчетные лица - предоставляет права на регистрирование документов по подотчетным лицам.
* Согласование заявок на расходование ДС - предоставляет права на согласование заявок.
* Финансист – предоставляет права на формирование операций управления денежными средствами в управленческом учете.

Зарплата и управление персоналом

* Кадровик регламентированных данных – предоставляет права на работу с кадровыми документами по организациям, персонифицированным и воинским учетом работников предприятий, стандартным расписанием предприятий.
* Кадровик управленческих данных – предоставляет права на работу с кадровыми документами по предприятию, документами по обучению, планированию и утверждению отпусков, анкетированию.
* Менеджер по набору персонала – предоставляет права на работу с кандидатами, с подсистемой анкетирования, с кадровым планом предприятия.
* Расчетчик регламентированной зарплаты – предоставляет права на расчет регламентированных начислений, расчет налогов, формирование зарплаты в бухгалтерии.
* Расчетчик управленческой зарплаты – предоставляет права на расчет управленческих начислений.

Внеоборотные активы и спецодежда

* Учет ОС и НМА – предоставляет права на формирование операций с ОС (в том числе управление обслуживанием оборудования) и НМА в управленческом учете.
* Учет спецодежды - предоставляет права к объектам подсистемы "Спецодежда и спецоснастка".

Анализ и планирование

* Бюджетирование – предоставляет права для работы с подсистемой бюджетирования.
* Планирование – предоставляет права для работы с подсистемой планирования.
* Учет затрат - предоставляет права к данным учета затрат и себестоимости номенклатуры по управленческому и регламентированному учетам.

Регламентированный учет

* Бухгалтер МСФО – предоставляет права на формирование хозяйственных операций в МСФО.
* Выполнение регламентных операций по регламентированному учету - предоставляет права чтобы выполнить проведение регламентных документов по регламентированному учету (БУ и НУ).
* Формирование в регламентированном учете - предоставляет права чтобы выполнить проведение документов по бухгалтерскому и налоговому учету, и права для создания отчетов подсистемы бух. и нал. учета.
* Просмотр данных регл. учета - предоставляет права для чтения данных бух. и нал. учета, и права для создания отчетов подсистемы бух. и нал. учета.
* Регламентированная отчетность - предоставляет права для применения регламентированной отчетности.
Роль применяется совместно с ролью "Формирование в регламентированном учете".
* Право на защищенный документооборот с контролирующими органами (ФНС, ПФР) - предоставляет право на применение встроенного алгоритма информационного взаимодействия с констролирующими органами (ФНС и
ПФР) по каналам связи. Роль задается совместно с одной из ролей: "Регламентированная отчетность",
"Кадровик регламентированных данных" либо "Расчетчик регламентированной зарплаты".
* Учет НДС - предоставляет права к объектам подсистемы НДС, проведению регламентных операций по НДС и формированию отчетов по НДС.
* Учет РБП - предоставляет права к учету расходов будущих периодов.

Настройка НСИ

* Настройка НСИ - предоставляет права к общим объектам, к примеру, склады, подразделения, учетную политику
(упр. учет).
* Настройка НСИ затрат - предоставляет права к данным подсистемы "Управление затратами".
* Настройка НСИ (регл) - предоставляет права к данным, относящимся к регламентированному учету.

Торговое оборудование

* Администратор ККМ - предоставляет права на настройку касс ККМ и закрытие кассовой смены.
* Применение торгового оборудования - задается пользователю, если ему требуется иметь возможность применять торговое оборудование.
* Настройка торгового оборудования - задается пользователю, если ему требуется иметь возможность настраивать торговое оборудование.
* Оператор ККМ - предоставляет права на регистрирование документа по розничным продажам "Чек ККМ".

Административные

* Администратор пользователей - предоставляет права для администрирования пользователей.
* Полные права - предоставляет доступ ко всем объектам конфигурации и назначена для исполнения сервисных операций: o обновление ИБ o удаление отмеченных на удаление объектов o работа с журналом фиксации o и т.п.
Не советуется работать в системе на постоянной основе под ролью "Полные права", в том числе выполнять бизнес-операции.
* Установка даты запрета редактирования данных - задается пользователю, если ему требуется иметь возможность задавать дату запрета изменения данных.
* Право администрирования - задается пользователю, если ему требуется выполнять административные функции и работать монопольно.

Сервисные

* Администрирование добавочных форм и обработок - задается пользователю, если ему требуется изменять справочник "Внешние обработки".
* Администрирование сохраненных настроек - задается пользователю, если ему требуется управлять сохраненными настройками отчетов построенных на базе универсального.
* Право внешнего подключения - задается пользователю, если ему требуется работать с информационной базой через внешнее соединение.
* Право отображения информации - задается пользователю, если ему требуется иметь возможность отображать на печать версии для печати, копировать сформированные версии для печати в буфер обмена либо сберегать их виде внешних файлов.
* Право запуска внешних отчетов и обработок - задается пользователю, если ему требуется иметь возможность открывать внешние отчеты и обработки.
Роль нужно назначать лишь компетентным сотрудникам:
Применение внешних отчетов либо обработок имеет возможность представлять угрозу безопасности данных системы в виде: разрушения (злонамеренного либо по причине некомпетентности), несанкционированного доступа.
* Право применения электронной почты - задается пользователю, если ему требуется работать со встроенной электронной почтой.
* Просмотр движений документов - назначается пользователю, если ему требуется смотреть движения документов (в управляемом приложении).
* Просмотр структуры подчиненности - задается пользователю, если ему требуется смотреть структуру подчиненности документов (в управляемом приложении).

Также в конфигурации назначена роль "Пользователь". Данная роль дает доступ на вход в программу и задается всем пользователям автоматом (при изменении ролей пользователей в варианте предприятия).